Det er viktig å skrive en data rapport som effektivt kommuniserer emnet til opptatt ledere som bare har noen få minutter til å gå gjennom rapporten. En av de viktigste tingene som skal inkluderes er en visuell fremstilling av de viktigste dataene, som diagrammer og grafer. Du bør også holde språket konsistent og fri for jargong.
Oversikt over å skrive en god analytisk rapport
Det første trinnet er å skissere rapporten i henhold til hvilke retningslinjer du må følge. Hvert firma har vanligvis sitt eget format for å skrive rapporter, og du er bundet til å følge formatet til din. Denne oversikten vil i utgangspunktet gi deg en veikart å følge mens du skriver rapporten, og forhåpentligvis hjelper deg med å håndtere noen forfatterblokk som kan oppstå senere nedover linjen. Du bør utforme rapporten for å forklare og analysere alle dataene og konklusjonene i et lettlest format. Hvis rapporten din er lang, kan det hende du må også inkludere en innholdsfortegnelse.
Vurder det visuelle aspektet
Data, i seg selv, kan være abstrakt og vanskelig å sette inn i sammenheng. Så bør du være sjenerøs når du bruker diagrammer, grafer og tabeller for å illustrere resultatene av analysen din. Om nødvendig kan du inkludere referanser i teksten for å forklare viktig grafikk. Din leser skal kunne vite hva som er viktigst for hver grafikk, og så bør du markere det, i stedet for bare å beskrive hva som allerede kan sees. Sørg også for at tekstreferanser er nær grafikken de refererer til, så leserne dine kan gjøre forbindelsen mellom de to.
Lag et grovt utkast
Når du er ferdig med en oversikt, opprett et grovt utkast som inneholder den viktigste informasjonen, strukturert i henhold til omrisset. Tekniske detaljer er ikke viktige nå; de kan legges til senere. Tanken er å inkludere den viktigste informasjonen først, slik at leseren vil kunne finne den enkelt når de mottar rapporten. Husk at mange av leserne dine er opptatt. Husk også å være forsiktig med bruk av jargong, unngå det når det er mulig.
Sammendrag og sammendrag
Selv om de vises i begynnelsen av rapporten, er sammendraget og abstrakt de siste aspektene du vil skrive. Begge seksjonene representerer et sammendrag av rapporten, som viser viktige konklusjoner av rapporten. Det er derfor du skriver dem sist.
Sammendraget har sin egen betydning i en dataanalyserapport. Grunnen til at det kalles et sammendrag er at det er et sammendrag for selskapets ledere. Disse er antagelig opptatt folk som ikke har tid til å lese gjennom hele rapporten, går over alle de finere detaljene. Du bør derfor, så mye som mulig, prøve å fange de viktigste punktene i rapporten i sammendraget, for eksempel målet, de store datapunktene og konklusjonen. Vær så kortfattet som mulig og bare inkludere de viktigste punktene. Hvis lederne umiddelbart kan forstå hva rapporten handler om, bare ved å lese sammendraget, har du gjort jobben din.
Gjør revisjoner
Endre dataanalysen din så mange ganger du trenger, sørg for å organisere informasjonen på en logisk sammenhengende måte. Unngå store, kjedelige avsnitt og bruk hvitt rom for å gjøre rapporten estetisk tiltalende. Present tabulert informasjon som diagrammer. Og til slutt, unngå bruk av passiv stemme hele tiden.
