Hvis du noensinne har lest bruksanvisningen for montering eller drift av et nytt kjøp og gikk bort mer forvirret enn når du startet, er du ikke alene. Teknisk skriving kan være vanskelig for selv den mest erfarne profesjonelle. Men når du skriver en teknisk rapport, er det viktig å ta med relevant emne, være klare og konsise, og organisere informasjonen din slik at leseren lett kan forstå den.
Valg av emne
Folk skriver generelt tekniske rapporter når de har gjort noen form for forskning og må presentere resultatene til et bestemt publikum. Denne forskningen kan være feltforskning - undersøkelser, intervjuer og observasjoner - eller bokforskning. Uansett hvilken type forskning du har gjort, vil du ikke kunne dele all informasjonen du samler inn. I "Noen råd om å skrive en teknisk rapport," Alan Sherman fra University of Maryland, Baltimore County, foreslår at rapporten skal fokusere på viktige funn som viser temaet for din forskning, er interessant og viktig. Du bør også inkludere elementer som forskningsdesign og anbefalinger hvis de er nødvendige.
Å være klar og kortfattet
Folk leser ikke tekniske rapporter for blomstrende språk eller bilder. I stedet leser folk tekniske rapporter fordi de leter etter en bestemt type informasjon. Vær klar og konsis når du skriver rapporten. Tenk på publikum og formål, og skriv på en måte som best muliggjør at leserne forstår hva du prøver å kommunisere. For eksempel, hvis du vet at mange som snakker engelsk som et morsmål, leser rapporten, unngår klichéer og idiomer. Når det er mulig, vær til stede, skjær ut ord, setninger og avsnitt du ikke trenger å rapportere informasjonen du har samlet.
Organisere informasjonen din
Organisasjonen er kritisk i tekniske rapporter. Uansett om du skriver en veiledende artikkel eller en finansiell rapport på arbeidsplassen, kan uorganisert informasjon gjøre det vanskelig for leserne å bruke denne informasjonen. Publikum og formål har stor betydning for hvordan du organiserer rapporten. Det publikum som allerede vet om emnet, bestemmer om du må inkludere bakgrunnsinformasjon før spesifikasjoner. Hvis formålet med rapporten din er å rettferdiggjøre bruken av penger eller advokat for en handling som skal tas, avslutter du med et forslag eller en klage og organiserer rapporten i rapporten om din støtte til denne handlingen. Enkeltpersoner som skriver hvordan man skriver biter, må være sikre på at trinnene plasseres i riktig, kronologisk rekkefølge.
Siterer utenfor kilder
Fordi informasjonstekniske rapporter ofte avslører resultatene av forskning, kan det hende du siterer andres ideer i teksten. Enten du citerer eller omskriver disse kildene, må du gi dem kreditt ved å sitere dem. Hvis du skriver rapporten for jobb, kan det hende at en fot eller en endnote anbefales for denne koden. Men hvis du skriver rapporten til skolen, vil din lærer eller professor vanligvis kreve at du bruker en eksisterende sitat stil, som Modern Language Association eller American Psychological Association stil.
