Ifølge Purdue University Online Writing Lab (OWL) er notater skrevet for å markere eller løse problemer. Northern Kentucky University Business School erklærer at notater skal kommunisere mye informasjon i begrenset plass. Hvordan et notat er formatert, avhenger av firmaet, formålet med notatet og notatmottakene. Internt notatbrev kan gi informasjon, analyse og konklusjoner, informasjon om åpningstider eller instruksjoner for riktig bruk av utstyr.
Elementer du trenger
-
Papir
-
Penn og blyanter
Lær det grunnleggende formålet og formatet til et notat. Notater er vanligvis interne dokumenter som brukes til å kommunisere til ansatte. Formålene kan inkludere policypåminnelser, handlingsforespørsler, rapportering om endring eller gir offisiell melding. Meldingsformatet inneholder en overskrift, introduksjon, kropp, oppsummering og lukking. Vedlegg er notert nederst i dokumentet.
Bestem formålet med notatet ditt og hvilke eventuelle vedlegg vil bli inkludert. Bestem mottakere av notatet. Ofte mottar veiledere og ledere kopier av notater, og det kan være et krav om å inkludere en kopi i en fil. Bestem hva notatet vil si og komponer et grovt utkast. Kontroller selskapets retningslinjer for bruk av brevpapir som er godkjent for notater.
Fullfør overskriften, som begynner med "Date". Inkluder navn og titler til primære mottakere i "Til" -delen. Dette kan være en eller flere personer, eller det kan spesifisere en gruppe mennesker, for eksempel alle kontoansvarlige. Inkluder i delen "cc" navnene og titlene til de som vil motta kopier av notatet. Ta med i delen "Fra" og navn og tittel til personen som sender notatet. Inkluder i avsnittet "Emne" en kort tittel som beskriver formålet med notatet.
Ta med et innledende avsnitt som forklarer formålet med notatet, gir bakgrunn for formålet og gir en oversikt over hva som følger i etterfølgende avsnitt. Inkluder et varsel for leserne hvis notatet inneholder politikk eller annen viktig informasjon.
Inkluder informasjon i kroppen eller hovedteksten i notatet som utvides på introduksjonen og oversikten. Gi for eksempel bakgrunnen som fører til en policyendring. Separat og bestill avsnittene etter innhold. Bruk korte avsnitt i hele notatet. Denne delen kan være ett eller to avsnitt eller flere sider, avhengig av formålet med notatet.
Sett inn sammendraget og lukk. Sammendraget kan ikke være nødvendig for en side-notater, men det kan være nyttig med lange dokumenter som inneholder komplisert informasjon eller instruksjoner. Tett ved å takke leseren og gi deg hjelp til å svare på spørsmål eller forklare memoinnholdet. I mangel av et sammendrag, inkludere en kort oppsummering i avsluttende avsnitt. Informer leserne om memo innholdet er konfidensielt.
Merk på slutten av notatet en liste over vedlegg som er nevnt i notatet. Bruk ordene "Vedlagt" eller "Vedlagt" for å angi listen over vedlegg. Ikke med vedlegg som ikke er referert i notatet.
Skriv inn notatet. Memo skribenter pleier å starte eller skrive inn notater i overskriften, ved siden av "Fra" -oppføringen. Et formelt notat kan kreve full signatur og datolinje på slutten av dokumentet.
Tips
-
Se gjennom eksemplarer av firmamemoer for å lære stilen og formateringen. Spør om godkjenning er nødvendig for å sende et notat.Bekreft all faktainformasjon før du inkluderer den i notatet. Be noen til å korrekturlese ditt notat.
