Strømning av retningslinjer og prosedyrer i en bedriftskonfigurasjon kan være en vanskelig prosess. Enten selskapet er et produksjonsanlegg eller bare et lite kontor, vil det ha stor nytte av å effektivisere alle retningslinjer og prosedyrer som selskapet engasjerer seg i. Dette prosjektet er vanskelig for en person å håndtere i stor skala. Siden denne prosessen krever studiet av alle nivåer i selskapet, kan det ta flere år før oppgaven er fullstendig.
Undersøk alle retningslinjer og prosedyrer som oppstår i ditt firma eller firmaet du jobber for. Ta flere dager for å observere hver avdeling av selskapet og hvilke retningslinjer og prosedyrer de gjør hver dag.
Legg merke til eventuelle prosedyrer og retningslinjer som er overflødige eller redusere produktiviteten til ansatte. Finn ut hvor lang tid det tar å få godkjenning for oppgaver, sammen med eventuelle lisenser, notarer eller tillatelser fra domstolene.
Vurder hver politikk og prosedyre for kostnadseffektivitet, effektivitet og nødvendighet.
Lag en ny policy- og prosedyreplan som eliminerer unødvendige administrasjonsoppgaver, godkjenninger eller papirarbeid. For eksempel kan ansatte legge inn data i et regneark og sende det i stedet for å skrive ut en hard copy.
Legg merke til eventuelle dupliserte prosesser som oppstår i selskapet, for eksempel gjennomgang av et prosjekt av flere forskjellige personer. Eliminere så mange dupliserte trinn som mulig. For eksempel kan et prosjekt som er vurdert av flere personer kun kreve en kvalifisert anmeldelse.
Spør ansatte, ledere og til og med utenfor samarbeidspartnere som jobber med selskapet hva de ville forandre seg om selskapets retningslinjer og prosedyrer. Dette kan gi mange feilaktige retningslinjer for å lyse og bidra til å lage et selskap som alle nivåer er fornøyd med.
Finn den raskeste og enkleste måten å fullføre oppgaver ved å se flere ansatte utføre samme oppgave. Når du oppdager den ideelle måten å utføre oppgaven, trener alle de andre medarbeiderne for å fullføre oppgaven på den måten.
Reparere og oppgradere alt utstyr, maskiner og datamaskiner i selskapet. Dette vil redusere unproductive tid og bidra til å øke hastigheten på den endelige prosessen.
Inspiser alle manualer og treningsdokumenter. Forenkle alt språk og redusere alle unødvendige deler av håndboken for å gi en klar og kortfattet standard for å fullføre oppgavene.
Samle alle data, og opprett et forslag for å eliminere unødvendige retningslinjer og prosedyrer. Presentere dataene til eierne av selskapet slik at de kan bestemme hvilke endringer som skal implementeres.
