Skatte- og erstatningsfordelene ved å inkorporere virksomheten din, balanseres ut av større juridiske krav. Du må drive virksomheten din i henhold til statlige og føderale krav til bedriftsadferd. Et krav er at du holder årsmøte for aksjonærer, selv om du er den eneste eieren. Du må også holde minutter med å registrere hva som skjedde på møtet.
Hold det enkelt
Å holde protokollene i møtet er et lovkrav, men det er også nyttig. Minutter viser at du har møtt kravene til et juridisk møte og gir oversikt over beslutninger, stemmer og handlinger som er tatt. Du trenger ikke å inkludere hver eneste detalj: hva teller er resultatet av en stemme, ikke alle punkter i debatten. Du må få alle faktaene riktig. Når minuttene er skrevet opp, bør alle som var til stede, bli bedt om å skrive av på nøyaktigheten deres. Dette beskytter selskapet hvis noen bestrider en beslutning senere. Hold språket rent og formelt, så det er ingen tvil om hvordan du tolker minuttene.
Melding
Et S-selskap, til og med et enpersons selskap, må ha vedtaegter. Vedtektene fastsetter datoen for det årlige generalforsamlingen, men du må fortsatt varsle aksjonærene på forhånd. Varsling inkluderer dato, tid og sted, og en liste over eventuelle handlinger du vil ta og eventuelle kandidater til styreposisjoner. Når du legger inn protokollen, ta med en kopi av varselbeskjedelsen. Hvis noen ble varslet sent, spør henne om å signere et frafall av varsel. Fest det også til minuttene.
Tar deltakelse
Minutter bør liste alle som deltok i møtet - alle aksjonærer og alle direktører. Hvis vedtektene dine angir et quorum - et minimum antall deltakere - viser oppføringen at du har møtt quorumet, slik at de tatt stemmer var juridisk bindende. Hvis vedtektene ikke fastsetter et quorum, setter statsreglene seg inn. Reglene kan bare være at du har flertallet av stemmeberettigede aksjonærer, eller en bestemt del - for eksempel en tredjedel av dem i Delaware - eller din staten kan ikke angi et minimum. Hvis du er den eneste eieren, er 100 prosent av aksjonærene alltid til stede.
Handlinger tatt
Et typisk årsmøte inkluderer en rapport om bedriftsøkonomi og en stemme til styret. Protokollet bør inkludere kandidatlisten, og stemmerne hver kandidat mottok. Dersom S-aksjeselskapet ønsker aksjonærbeslutninger om andre saker, bør protokollen angitte spørsmålet og stemme inn. Alle de årlige minuttene skal lagres i en fil eller "minuttbok" slik at du har referanser tilgjengelig hvis noen reiser spørsmål om hvordan møtene ble gjennomført.
