Bedrifter må holde nøyaktige oversikter over kjøp, utgifter, penger og andre regnskapsfaktorer. Tradisjonelt har bedrifter spurt regnskapsmateriale manuelt, noe som kan være tidkrevende og dyrt å fullføre. Ettersom virksomheter i økende grad vender seg til datastyrte regnskapssystemer, kan du begynne å lure på om dette er riktig økonomisk beslutning for bedriften din. Lær fordeler og ulemper med datastyrt regnskap for å avgjøre om det kan hjelpe virksomheten din til å vokse.
nøyaktighet
Datastyrt regnskap reduserer marginen for menneskelig feil, noe som skaper færre feil og større nøyaktighet i å spore virksomhetens økonomi. Siden datamaskiner utfører grunnleggende regnskapsfunksjoner, er det mindre sjanse for at enkle menneskelige feil vil føre til alvorlige regnskapsproblemer. Nøyaktighet er en av de viktigste fordelene for datastyrt regnskap, siden selskapene må stole på korrekte beregninger for å gjøre informerte forretningsbeslutninger.
Adgang
Økt tilgang er en annen pro relatert til datastyrt regnskap.Å ha nøyaktige, sporbare poster øker troverdigheten til eksterne investorer og forretningspartnere; selskaper kan sikkert og effektivt dele utvalgte poster med relevante parter ved å dele en lenke, passord eller elektronisk fil. Data fra en rekke bedriftsavdelinger kan enkelt deles for større åpenhet og større tilgang til informasjon under beslutningstaking. Mer enn én person kan se og manipulere datastyrt regnskap uten å risikere å gjøre flere kopier av sensitive økonomiske dokumenter.
ansvarlighet
En annen proff for datastyrt regnskap er økt ansvarlighet. Når regnskapsfilene lagres og sikkerhetskopieres elektronisk til en ekstern harddisk eller et eksternt datasystem, er det mindre risiko for at plater blir ødelagt eller tapt i brann, flomskader eller rensevansen. Godt vedlikeholdte, nøyaktige forretningsdata kan spare tid og penger under revisjon, siden informasjonen skal være lett tilgjengelig.
grenser
Datastyrt regnskap har imidlertid sine grenser. En konsesjon relatert til datastyrt regnskap er at mens programmene kan være utstyrt for å kjøre sofistikerte evalueringer av finansielle poster, trenger du fortsatt et forretningsmessig menneske som forstår programvaren og dens evne til å autorisere rapporter. Nøyaktighet forblir et problem når mennesker fortsatt må skrive inn data i nødvendige felt. Misplacerade komma eller desimaltall kan føre til alvorlige regnskapsfeil til tross for programvaremekanismer som er utformet for å ta feil.
Penger
En annen forståelse forbundet med datastyrt regnskap er det dyrt å kjøpe tilstrekkelig datamaskiner og regnskapsmessig programvare. Penger som er lagret fra å betale ansatte lange timer for å manuelt logge regnskapsinformasjon, kan lett gå tapt i forhold til høye kostnader for høyt utdannede regnskapsførere som er kjent med programvaren. Programvarefirmaer kommer regelmessig ut med nye, oppdaterte regnskapssystemer som kan være kostbare, men anses nødvendig på grunn av sårbarhet for systemfeil eller hacker tilgjengelighet i eldre versjoner.
