Bedrifter bruker mye penger på mange ting, men hver utgift faller vanligvis inn i en av to kategorier: driftskostnader og investeringsutgifter. Forskjellen koker ned til de daglige utgiftene vs. langsiktig investering. Fordi disse utgiftene håndteres annerledes i regnskap og under skattekoden, holder de fleste selskaper eget kapitalbudsjett og driftsbudsjett.
Typer av utgifter
En kapitalutgift er penger brukt til å erverve en eiendel som gir verdi til selskapet. Kapitalutgifter er med andre ord investeringer. Når et selskap kjøper en bygning, for eksempel eller et utstyr, er det en kapitalutgift. En driftsutgift, derimot, er penger brukt til å drive selskapet dag til dag. Arbeidstakers lønn er for eksempel driftskostnader. Innenfor næringslivet blir disse konseptene ofte forkortet som CapEx for investeringer og OpEx for driftsutgifter.
Eksempel
Si at et selskap trenger en kopimaskin. Kostnaden for selve maskinen er en kapitalkostnad. Når en gang er kjøpt, går kopimaskinen på selskapets balanse som en ressurs, noe som betyr at når det kommer tid til å legge til den totale verdien av selskapet, øker denne verdien uansett kopimaskinen er verdt. Kostnadene for strømmen til å kjøre kopimaskinen og av papir og toner som går i å lage kopier, er driftskostnader. I balansen er driftskostnadene i hovedsak gjeld, da selskapets samlede verdi reduseres med beløpet for driftskostnader.
Gjør et valg
Noen utgifter kan være enten kapital eller drift, avhengig av hvordan et selskap ønsker å håndtere dem. Bernard Golden fra "CIO", et magasin for bedriftsledere som overvåker informasjonsteknologi, bruker eksemplet til et datalager. Et selskap kunne kjøpe en gruppe dataservere for å håndtere dataene sine og deretter sette opp en bygning for å huse dem. I så fall vil datasenteret være en kapitalutgift, og kostnadene ved å kjøre den vil være operativ. Eller det kan leie plass på servere vedlikeholdt av et eget selskap. I så fall vil datasenteret være helt en driftskostnad.
Skattebehandling
Det amerikanske skattesystemet behandler kapitalkostnader og driftskostnader forskjellig. Driftsutgifter er generelt fradragsberettigede fra selskapets skattepliktig inntekt i året utgiftene utbetales. Kapitalutgifter, derimot, må "kapitaliseres", noe som betyr at et selskap må spre ut fradraget over flere år. Dette reflekterer måten selskapene vanligvis behandler kapitalkostnader i egen regnskap - som en kostnad spredt over aktivets levetid, ikke tatt på en gang.
