Å kommunisere effektivt med ansatte er en av utfordringene med å være en leder. I motsetning til en personlig samtale, der meldingen kan skreddersys til den personen som mottar den, når du snakker med ansatte som helhet, må du snakke i en stil som passer for alle. Dette kan være spesielt vanskelig når du skriver et negativt notat - en som er kritisk eller som gir dårlige nyheter. Penning et slikt missiv krever at lederen er direkte, men også taktfull. Målet bør være å oppmuntre dine ansatte til å endre sine handlinger uten å skape dårlige følelser.
Lever de dårlige nyhetene først. Når du skriver et negativt notat, er det generelt best å komme seg til de dårlige nyhetene med en gang. Inkludert en betydelig mengde ledelse til meldingen har flere ulemper: for det første kan det høres ut som om du er stalling; For det andre kan noen ansatte slutte å lese før de kommer til notatets poeng; og tredje, hvis meldingen er forventet, vil mange ansatte hoppe over introduksjonen uansett. Tonen i denne delen skal være enkel, og faktaene er tydeliggjort. Prøv å unngå sinne eller overdreven negativitet.
Tilbyr oppmuntring. Etter at du har lagt ut de dårlige nyhetene, skift tone og fokus på notatet slik at det er litt mer optimistisk. Hvis brevet ditt har vært kritisk, gi ord med ros og oppmuntring. Hvis du har levert ubehagelige nyheter, understreker du det positive. Målet med jobben som leder er å lede, en oppgave som aldri er viktigere enn i tider med vanskeligheter.
Presentere en løsning. Et av dilemmaene som ansatte ofte møter når man mottar et negativt notat, er ikke å vite hvilken handling deres veileder vil at de skal ta nå. I den tredje og siste delen av brevet skisserer du en klar handling som ansatte kan ta for å forbedre situasjonen. Denne instruksjonen bør gi klare skritt for ansatte og skal leveres i en optimistisk tone.
Les det høyt. Før du sender notatet, bør du se det og lese det høyt. Les det høyt først for deg selv og deretter til minst en annen person som kan gi tilbakemelding. Lytt nøye til dine egne ordvalg og prøv å høre hvilket som helst språk som kan tolkes feil. Etter at du har gjort disse rettelsene, bør brevet være korrekturlest for grammatikk, tegnsetting og stavemåte - for å vise dine ansatte at du skrev brevet med forsiktighet.
