Ifølge Business Dictionary er et dokumenthåndteringssystem et "elektronisk system designet for å organisere og administrere dokumenter. Disse dokumentene er vanligvis organisert med programvare, som gir brukeren muligheten til å få tilgang til, endre og sentralt lagre dokumentene. "Bedrifter bruker ofte disse systemene til å konvertere historiske papirdokumenter til elektroniske filer for enkel referanse og redusere lagringsplass. De fleste selskaper genererer noen form for papirarbeid knyttet til deres virksomhet. Å finne den beste måten å administrere disse dokumentene på, kan forbedre bedriftens interne arbeidsflyt.
Gjennomgå innkommende punkter for forretningsdokumenter. Bedriftseiere og ledere bør avgjøre hvordan dokumenter går inn i firmaet og bestemme hvordan man best kan fange dem elektronisk.
Implementere programvare for å fange opp informasjon elektronisk. Bedrifter kan be om eksterne parter - som leverandører, leverandører eller lignende grupper - å sende informasjon elektronisk via e-post eller nettsteder. Dette gjør det mulig for bedrifter å laste inn informasjonen direkte i et dokumenthåndteringssystem.
Krev ansatte å skanne papirdokumenter i et elektronisk arkiveringssystem. Etter at en ansatt fullfører oppgaven, kan ledere kreve at hun skanner all relevant informasjon i selskapets datamaskin eller serverlagring. Medarbeideren kan da makulere originalen for å avhende sensitiv informasjon.
Konfigurer et dokument funnet system. Evnen til å raskt finne lagrede dokumenter kan redusere ansattes tid brukt på å søke etter historisk informasjon. Bedrifter bør opprette et standard elektronisk arkiveringssystem for enkeltpersoner å lagre og finne informasjon på et senere tidspunkt.
Tips
-
Bedrifter kan bestemme seg for å outsource sitt dokumentstyringssystem. Bedrifter kan spesialisere seg i lagring av informasjon, slik at et selskap ikke trenger rikelig mengde fysisk lagringsplass for dokumenter.
Advarsel
Mens elektroniske dokumentstyringssystemer gir mange fordeler for et selskap, kan de også ha ulemper. Bedrifter må kunne sikre elektronisk informasjon fra misbruk eller svindel mens du sikkerhetskopierer informasjonen for å beskytte mot feil på datamaskinen eller serveren.
