For å drive en effektiv bedrift er det viktig å holde rede på papirarbeidet. Kontrakter. Forslag. Fakturaer. Regninger. Lisenser. Selv i det 21. århundre, når de fleste papirer er digitale, er filbehandling fortsatt nødvendig for at administrasjonen skal fungere jevnt. Mange av prinsippene for forretningsdokumentbehandling er de samme, enten det digitale arkiveringssystemet ditt er på din bærbare datamaskin eller i skyen.
Filhåndteringsprinsipper
Den grunnleggende loven om god filbehandling er at systemet skal gjøre det lettere for deg å finne dokumenter. Hvis det ikke gjør det, er det ikke noe bruk.
Et godt dokument arkiveringssystem, enten det er basert i et stålskap eller skyen, burde gjøre arkivering mindre kjedelig og vanskelig; du bør ikke tilbringe flere minutter bare finne ut hvilken fil denne månedens salgsrapport går inn. Det bør også være enkelt å hente den informasjonen du vil ha. God arkivering er ikke avhengig av folk: Hvis din administrativ assistent eller IT-person slutter, bør erstatningen kunne finne ut av systemet. Filkategorier skal være klare og enkle å identifisere. Systemet skal gjøre det enkelt å identifisere og rense inaktive poster.
Fleksibilitet er også viktig, spesielt med programvare. Et dokumentarkiveringssystem som låser virksomheten din til en enkelt leverandør eller en bestemt dataplatform, kan vise seg å være et problem nedover veien.
Systemet må også kunne håndtere vekst. Filer samles uunngåelig etter hvert som bedriften din vokser, legger til nye kunder og utvider staben. Et godt system kan håndtere mer data og dokumentlagring enn du forventer å trenge.
Fordeler med filbehandling
God forretningsdokumentstyring kan gi konkrete fordeler for bedriften din. Raskere arkivering og henting sparer tid og gjør ansatte mer effektive og produktive. Hvis et system reduserer feilfiler, kan det spare mye tid og problemer. Dette er spesielt sant hvis du skal gå til retten eller gjennomgå en revisjon: Å ha nøkkeldokumenter er hendig, kan føre til et ulykkelig utfall.
Et effektivt, godt gjennomtenkt system reduserer antall ganger du må kjøpe arkiveringsutstyr og hvor mye plass du trenger for å lagre det. Det gjør det også lettere å trene nytt personell til fil.
Digital og hard kopi
Bruke et digitalt filhåndteringssystem har betydelige fordeler. Digital filing gjør det mulig å søke etter dokumenter med søkeord, som kan levere papirene du trenger på en raskere tid. Et godt system har andre fordeler:
- Det kan lagre en rekke dokumenttyper, for eksempel tekstbehandlingsfiler, e-postadresser og PDF-filer.
- Det begrenser tilgangen til konfidensielle dokumenter.
- Det overvåker hvem som leser hvilket dokument.
- Hvis noen gjør endringer, kan du spore dem. Om nødvendig kan du angre dem.
- Kontrollerer når eldre dokumenter kan slettes.
- Det er enkelt å få tilgang til og redigere dokumenter med mobiltelefoner og andre mobile enheter.
Noen dokumenter må imidlertid være i hard copy, selv om du skanner og digitaliserer dem. Forskriftene krever ofte at du beholder kopier av forretningslisenser og tillatelser på papir, ikke bare i cyberspace. Andre dokumenter som kan være verdt å holde i kopi, inkluderer årsrapporter, "forretninger som" sertifikater, forsikringsdokumenter og pengesedler. Avhengig av din arbeidslinje kan det være spesifikke bestemmelser om dokumentoppbevaring du må håndtere.
Fysiske dokumenter er i fare for ødeleggelse fra brann, jordskjelv, orkan eller bare et rør som bryter og oversvømmer kontoret. Din virksomhet bør ta skritt for å forhindre at:
- Fildokumenter i rene, sikre, miljømessige stabile og brannbestandige beholdere.
- Lag sikkerhetskopier, enten digital, mikrofiche eller fotokopier.
- Finn et sted å lagre eksemplarer på stedet, slik at hvis det er brann eller annen katastrofe, vil de ikke møte samme skjebne som originalene.
- Sikkerhetslagringsstedet ditt bør være en du kan få tilgang til etter en katastrofe. En fordel ved skylagring er at du kan få tilgang til informasjon hvor som helst der Internett fortsatt fungerer.
Indeksere dine poster
For å få mest mulig ut av et arkiveringssystem, må det indekseres effektivt. Standardkategorier kan inkludere skatter, kontrakter, kundekorrespondanse, rettssaker, forpliktelser og kundefordringer, for eksempel. Dine papir- og digitale filer skal følge samme indekseringsskjema. Det vil gjøre det lettere å trene ansatte til å vite hvor de skal finne papirarbeid.
Dokumentavhending Regler
Når du planlegger filhåndteringssystemet, må du avgjøre en god dokumentbevaringsplan eller retningslinjene for hvor lenge du skal beholde filer. Selv med et digitalt arkiveringssystem, er dette viktig: hvis bedriften fortsetter å øke og vokse, kan et søk etter "råmaterialekontrakt" eller lignende utgjøre dusinvis av utdaterte dokumenter.
Dokumentets retensjonsplan må overveie både juridiske og forretningsmessige krav. Hvis du har dokumenter relatert til skatteoppgaven din, for eksempel kredittkortregninger som viser forretningsmessige kjøp, sier IRS at du bør beholde dem minst tre år etter at du har returnert. Det er så lenge IRS vanligvis kan se tilbake og revidere deg. Oppretthold arbeidsskattegister i fire år og hold fast på avkastning som hevder en dårlig gjeldsutgift i syv år.
Ulike regler gjelder for forskjellige poster. Du kan ha filer relatert til miljøoverholdelse, Securities and Exchange Commission-innlevering, føderale og statlige arbeidssikkerhetsregler og diskrimineringssaker. Hver regulator har sine egne krav. Du trenger også en policy for enkle forretningsrekorder. For eksempel vil du ikke slette en kontrakt før du har fullført jobben du logget på. Rekorder relatert til pågående rettssaker bør ikke bli ødelagt, selv om det ville være for din bedrift.
Det er ditt ansvar, eller den som driver programmet, å vite hvilke poster som skal oppbevares og hvor lenge. Den som håndterer plater, bør kjenne selskapspolitikken og trene alle sine underordnede. Vanlige ansatte må også vite noe om dette. Hvis en ansatt sender eller mottar en e-post som må arkiveres, trenger de nok trening for å gjenkjenne nødvendigheten.
For fysiske dokumenter gir shredding det ultimate nivået på sikker avhending. For digitale filer trenger du prosedyrer som sletter dem utover gjenoppretting. Hold en rapportsporing som poster du har kastet bort, og når du ødela dem.
Sikkerhet og personvern
Massive hacks og data brudd er et rutinemessig faktum av livet fra det 21. århundre. Det betyr ikke at de er trivielle: Et brudd på data kan skade ditt rykte, koste deg penger eller utløse en bølge av søksmål eller bøter. Selv informasjon som lekker i selskapet kan føre til problemer. Flere føderale lover krever at du beholder medarbeiderinformasjon til medarbeiderne for eksempel, for eksempel. Hvis andre ansatte har tilgang til konfidensielle poster, kan du være i en verden med juridisk smerte.
Som en del av å sette opp filstyringssystemet, må du implementere en sikkerhets- og personvernpolicy. Ansattes evne til å se dokumenter burde være nødvendig for å vite. Tilgang bør være basert på et autorisasjonssystem, i stedet for å bare stole på ansatte ikke å se på klassifiserte dokumenter.
Det er vanlig å dele dokumenter på nettet når flere ansatte jobber på samme prosjekt. Det åpner et annet vindu med sårbarhet for at konfidensiell informasjon kommer ut. Filkryptering eller bruk av et fildelingssystem som Dropbox kan bidra til å forhindre lekkasjer.
Dette er en annen grunn til å rive eller slette gamle, unødvendige filer. Selv om de ikke bruker din virksomhet, kan de ha konfidensiell informasjon om tidligere ansatte eller kunder som ikke vil sette pris på at de kommer ut.
Uansett regler du får, er det viktig å trene alle ansatte, ikke bare i hvordan du arkiverer og henter data, men også konfidensialitetsregler og oppbevaringstidsplanen.
