Konferansesamtaler er en av måtene ledere og ansatte samles for å diskutere forretninger. Enten de er i samme by eller spredt over hele verden, gjør konferansesamtaler det mulig å bringe alle sammen i ett rom, i sanntid. Det er flere skritt du kan ta for å sikre en produktiv og informativ konferanse.
Dagsorden
Når du har opprettet en tid og dato for konferansesamtalen, må du ta de nødvendige tiltak for å forberede møtet. Hvis du er konferanseleder, fullfør en agenda for konferansesamtalen og distribuere den til deltakerne, godt før den planlagte datoen. Møtelagendaen din skal inneholde dato og klokkeslett. Det er en god ide å inkludere tidssonen i agendaen din for folk som kan være utenfor din plassering. Dagsordenen skal også inkludere start- og sluttidspunktet for møtet og en kort beskrivelse av hvert emne i prioriteringsordning sammen med navnene på de ansvarlige og den foreslåtte tildelingsperioden for hvert emne. Hvis konferansen krever en forberedelse før møtet, oppgi klart kravene i dagsordenen.
Konferanse
Test linjene dine for å sikre at du har en aktiv og klar forbindelse. Hvis du bruker en trådløs telefon, må du sørge for at telefonen er fulladet før møtet. Ankomme på konferansen minst fem minutter på forhånd.
Hvis du er deltager, vil du motta et konferansenummer fra din leder. Ring konferanselinjen. Du blir bedt om å skrive inn konferansenummeret ditt. Når du har skrevet inn nummeret, blir du bedt om å si navnet ditt. Angiv klart ditt for- og etternavn. Det kan hende du må trykke på pund (#) -tasten. Når du har fullført denne prosessen, vil systemet fortelle deg at du er med på konferansen og gir deg råd om hvor mange personer som er på besøk. Hvis du er ankommet før lederen, blir du plassert i ventemodus til lederen kommer.
introduksjoner
Hør før du snakker. Hvis lederen har ankommet, men ennå ikke har startet møtet, kan du høre en subtil sidekonversasjon. I en hyggelig stemme, si hei og presentere deg selv. Plasser telefonen på stum til møtet starter. Hvis du ikke har en dempet knapp, må du bruke mutingfunksjonene som leveres av konferanselinjen.
Når møtet starter, tar lederen din ringer. Når lederen ringer navnet ditt, bekrefter du nærværet på en klar og profesjonell måte, for eksempel "Ja, jeg er her" eller "Hei. Dette er …." Lederen kan be om at du kort identifiserer deg selv med de andre deltakerne. Hvis ja, oppgi navnet ditt og gi en 20 til 25 sekunders oversikt over jobben din som det gjelder samtalen. Hold deg kort, snakk tydelig og vær profesjonell.
