Å bryte gamle vaner eller lære nye er vanskelig for noen mennesker. Dette kan være utfordrende på arbeidsplassen hvis ansatte har hatt samme rutine i lang tid og er ubehagelige med alt de oppfatter for å være forstyrrelser --- eller til og med trusler --- til jobbssikkerhet. Deres vilje til å tilpasse seg forandring er i stor grad avhengig av hvordan endringer blir presentert for dem i skriftlige retningslinjer og prosedyrer.
Bestemme om endring er nødvendig
Et populært aksiom antyder om noe ikke er ødelagt, det trenger ikke festing. På arbeidsplassen er det imidlertid et stillestående miljø som klamrer seg på den gamle måten å gjøre ting "bare fordi" kommer til å falle bak konkurransen dersom den ikke holder seg oppdatert med ideer, trender og teknologiske fremskritt som kan hjelpe det til å fungere bedre. Disse inkluderer faktorer som toppmoderne utstyr, sammenslåing, outsourcing og til og med nedskalering for bedre å håndtere ressurser. Før du foreslår nye retningslinjer og prosedyrer, er det kritisk å vurdere hvordan disse vil direkte og indirekte dra nytte av selskapet, hvor lang tid det tar å fullstendig integrere dem i eksisterende operasjoner og tankegang, hva de foreslåtte endringene vil koste og hva konsekvensene vil bli hvis Selskapet gjør ingenting i det hele tatt.
Relevans og deltakelse
Mennesker av enhver alder, som vanligvis ikke liker å bli fortalt hva de skal gjøre, spesielt hvis de tror de blir bedt om å gjøre noe uten en god grunn. Videre, hvis deres meninger om emnet ikke ble bedt om på forhånd, er det en høyere sannsynlighet at de vil sette opp motstand fordi de tror at de krefter som er - enten det er foreldre, ektefeller eller sjefer --- ikke respekterer dem. Hvis du for eksempel vil at hovedkontorpersonalet skal begynne å ta spanskkurs i spansk språkkurs, må de se sammenhengen mellom dette nye ferdighetssettet og deres samspill med spansktalende kunder som senere vil generere mer virksomhet, øke selskapets fortjeneste og resulterer i økninger, bonuser og høyere provisjoner. Selv om det ikke alltid er praktisk eller tilrådelig å sette hver ny regel opp til en komitéstemme, gjør det mulig for ledere å etterspørre tilbakemeldinger og ideer fra ansatte bedre å forutse arbeidernes reaksjoner på overgangspolitikker og prosedyrer.
Levering av meldingen
Enten du introduserer en ny policy om kontorsikkerhet eller gir opplæringsmateriell om hvordan du bruker et nytt utstyr, må du ikke bare bestemme hvordan informasjonen skal pakkes og formidles, men også hvordan effektiviteten måles. Hvis det er en policyendring, må du for eksempel avgjøre om det vil være i et memoformat, kommunisert via e-post eller tilgjengelig fra et internt nettsted som ansatte rutinemessig sjekker for bedriftsoppdateringer og kunngjøringer. Metoden du velger, avhenger av kontorets størrelse, problemets haster og arbeidernes evne til å ta ansvar. Hvis det er et prosessdokument, må du bestemme om det vil være tekst-bare, tekst med grafikk eller tekst med fotografier. Tilnærmingen du velger, vil være basert på kompleksiteten til oppgaven og materialet, så vel som intellektet til mållestene. Måling av den nye politikk eller prosedyras suksess vil være kvantitativ eller kvalitativ basert på kvartalsvise inkrementer. En ny regel kan også bli utprøvd på basis av pilotprogram eller brutt i mindre segmenter for gradvis å lette arbeidstakere i en annen rutine, i motsetning til en radikal endring som skjer over natten. Eksempel: Overgangen til et "papirløst kontor" ville starte med arbeidere som lærte å bruke skanningsutstyr, redusere antall kopier som fysisk ble arkivert og deretter eliminere filskapene helt.
konsekvenser
Når du annonserer en ny policy om at «Uformell fredag» blir avbrutt for å polere selskapets image, er forventningen din at ansatte vil se mer profesjonelle neste fredag du ser dem. Hvis de fremdeles kleber seg tilfeldig, er det enten et produkt av deres bare å glemme at den nye politikken trådte i kraft (noen ganger kan lærekurven være sakte) eller en forsettlig avgjørelse fra deres side for å ignorere den. Hvis din skriftlige policy ikke inneholder noen omtale av hvordan den nye regelen vil bli håndhevet, vil det være vanskelig å få noen til å ta det på alvor. Ved å utarbeide en seksjon som er relevant for konsekvenser, er det viktig at du vurderer språket med en representant fra HR og / eller en advokat for å sikre at (1) disiplinen er hensiktsmessig, (2) disiplinen er i samsvar med fagforeningslover, (3) Språket er klart og lett å forstå og (4) Disciplinen er rimelig og vil ikke forstyrre arbeidsflyten. For eksempel kan en ansatt være glad for å lese at "alle som bryter med fredagsklæringen koden, vil bli sendt hjem umiddelbart for å endre" (spesielt hvis du går ut av jobb for en time eller to, var akkurat det han ville likevel).
