En forretningsrapport har et hovedformål: Å hjelpe et selskap med å løse et problem. Introduksjonen til rapporten legger grunnlaget for å forstå problemet og hvordan det kan løses. Det hjelper også leserne å forstå hvordan rapporten er lagt ut og organisert.
Identifiser problemet som skal løses. Det kan være alt fra å takle en nødsituasjon i selskapet for å finne måter å øke fortjenesten på. Forklar den nåværende situasjonen i detalj.
Send til publikum hvorfor problemet er viktig. Hvis det er et problem som må løses umiddelbart, vil rapporten trolig få mer oppmerksomhet enn om det er en som ikke er så høyt på selskapets prioritetsliste. Forklar noen viktige måter som selskapet for øyeblikket blir påvirket av og hva som kan skje i fremtiden hvis problemet ikke er løst.
Gi bakgrunnsinformasjon om problemet. Identifiser hva som førte til den nåværende situasjonen og annen historisk informasjon som vil bidra til å forklare problemet. Inkluder informasjon fra så mange vinkler som mulig.
Oppgi omfanget og arten av rapporten. Rapporten kan skrives etter en bred undersøkelse av problemet, eller det kan være smalere og beskrive potensielle skritt for å løse problemet. Dette vil hjelpe leserne til å vite hvor dybde rapporten blir.
