Når du driver en bedrift, er det viktig å svare på telefonene på en profesjonell og høflig måte. Telefonen er fortsatt det primære kommunikasjonsmiddelet mellom de fleste bedrifter og deres kunder. Hvis du leser kundegenererte vurderinger på bedrifter, vil du legge merke til at kunder har en tendens til å danne en helhetlig oppfatning av et selskap basert på hvordan de ble behandlet på telefonen. Kunder gjør dommer basert på antall ringer før samtalene blir besvart, hvordan de blir møtt på telefonen, hvor lenge de er satt på vent og om de er fornøyd ved slutten av samtalen.
Plukk opp telefonen før den tredje ringen. Selv om dette kanskje ikke er mulig hver gang, bør dette være det overordnede målet. Kunder ser det som uprofesjonelt når samtalene ikke blir besvart omgående. Selv om du ikke kan komme til samtalen med en gang, hilser du kunden og ber deg om å holde et øyeblikk.
Svar telefonen på en profesjonell måte. For de fleste bedrifter fungerer en standard hilsen best, og du vil kanskje utstede en universell bedriftspolicy der alle telefonsamtaler besvares på samme måte. Bruk en enkel hilsen som inneholder navnet på selskapet og spør hvordan du kan hjelpe. For eksempel kan du si noe til effekten av, "God kveld og takk for at du ringte firma XXX. Hvordan kan jeg hjelpe deg?"
Lytt aktivt mens kunden snakker. Kunder er irritert når de ikke føler at den andre personen er oppmerksom på dem, eller de blir spurt flere ganger for å gjenta det de nettopp sa. Unngå multitasking mens du er på telefonen, og gi kunden all oppmerksomhet.
Smil mens du snakker. Når du smiler, kommer du over hyggeligere over telefonen, og kundene reagerer positivt på dette. I tillegg forblir alltid hyggelig og høflig til enhver tid, selv når kunden er irat og ikke er behagelig.
Snakk sakte og tydelig mens du forklarer ting til kunden. Kunder ønsker ikke å føle seg rushed, som om du prøver å skynde dem fra telefonen. Det er spesielt viktig å snakke sakte og tydelig mens du forklarer lange prosesser eller går over selskapets retningslinjer. Du vil grundig forklare deg selv slik at kunden forstår fullt og ikke blir igjen med noen dvelende spørsmål.
