Den første kommunikasjonen mellom en potensiell klient og et advokatfirma er vanligvis over telefon, håndtert av en resepsjonist. Som et resultat er det viktig at firmaets resepsjonist er profesjonell og høflig til enhver tid. Opprettholde profesjonalitet kan noen ganger være en utfordring, men spesielt for resepsjonister som svarer på et høyt antall samtaler på daglig basis. Men det er visse prinsipper som du alltid bør følge når du svarer på samtaler på et advokatkontor.
Innledende anropsinngang
Ta hver samtale ved å kunngjøre advokatfirmaets navn, identifisere deg selv ved navn, og spørre hvordan du kan være til hjelp for den som ringer. For eksempel, "God morgen, dette er advokatfirmaet X og Y, Jane snakker, hvem snakker jeg med?" Når du har identifisert innringeren ved navn, spør "Hvordan kan jeg hjelpe deg i dag, Ms," og referer til den som ringer etter navn under resten av samtalen. Notering under hver samtale kan være nyttig, spesielt med hensyn til navn. Opprettholde en positiv tone under samtalen, vær tålmodig og aldri miste temperamentet ditt. Unngå bruk av jargong, slang eller ikke-ord som "uh huh" og "um."
Identifisere innringerens behov
Det er svært viktig at du lytter nøye til en innringer og identifiserer hennes behov og gir den forespurte informasjonen til henne på en klar og konsis måte. Hver som ringer søker hjelp til å skaffe nødvendig informasjon eller finne den rette personen som de skal snakke med.
Ruteoppringer til passende person i firmaet
Hvis den som ringer, ber om informasjon som best er gitt av en advokat, informerer den som ringer at han trenger å snakke med noen andre og be ham om å holde for overføring. Kontakt advokat som du har til hensikt å overføre samtalen, kunngjør oppringer ved navn, oppgi formålet med anropet og overfør anropet dersom advokaten er tilgjengelig. Ingen ringer skal stå på vent i mer enn 45 sekunder. Etter 45 sekunder, spør den som ringer om hun vil fortsette å holde, vil bli kalt tilbake når en advokat er tilgjengelig eller foretrekker å ringe tilbake senere.
Avslutt samtale
Før du avslutter hvert anrop, spørre om du kan ha ytterligere hjelp før du avslutter samtalen. Takk til den som ringer for å vurdere advokatfirmaet. Det er sjelden mulig for en juridisk resepsjonist å overbevise en potensiell klient til å ansette et advokatfirma, men det er veldig lett for en resepsjonist å miste en klient til et advokatfirma ved å være uprofesjonelt, uhøflig eller uhøflig.
