Ofte i virksomheten, er vi pålagt å inkludere et følgebrev som følger med en større rapport som kan sendes via post, spesiell levering eller til og med e-post. Et formelt brevbrev har en veldig spesiell hensikt og bør skrives på en slik måte at den introduserer og beskriver innholdet, gjentar det fremtredende temaet i rapporten, samt angir de neste trinnene eller tiltakene som skal tas.
Skrive et rapportomslagstavle
Bruk firma brevpapir stasjonært til å skrive en rapportens følgebrev i henseende til betydningen av dokumentet det følger med. Selv om du bruker stasjonær e-post, behandler du det som et brevbrev ved å inkludere et bilde av firmalogoen på e-postsiden.
Ta med dags dato samt adresseinformasjon, inkludert for- og etternavn, tittel, firmanavn, gateadresse og postadresse, postnummer. Bruk hilsen "Kjære" etterfulgt av en formell hilsen som forkortelsene Mr, Mrs, eller Ms, hvis personen er en fremmed eller "Kjære" med mottakerens første og / eller etternavn hvis personen er kjent.
Angi formålet med brevet i brevorganet ved å bruke ordene som "Dette brevet gir (navnet på rapporten) for din anmeldelse eller kommentar (eller hva som helst ønsket handling). Bruk denne muligheten til å kort oppsummere hva rapporten handler om. Prøv å oppsummere formålet med rapporten så kortfattet som mulig - i ett eller to setninger maksimalt.
Legg merke til konklusjonen av rapporten her, mens du ikke gir bort essensen av rapportresultatene. Du vil at leseren skal lese selve rapporten og ikke bare omslaget. Påmeldingsbrevet bør gi leserens appetitt for hva som finnes i slutrapporten.
Ha en formell konklusjon eller neste trinns avsnitt der du oppgir hva de ønskede handlingene er fra adressaten. Vil du at de skal sende dokumentet på, eller logge av på dokumentet eller koordinere et større møte for å presentere resultatene? Vær veldig spesifikk om neste trinn, samt dag og dato hvis tidsfølsom handling er nødvendig.
Slutt på omslaget med et formelt skilt som for eksempel hjertelig, veldig virkelig eller med vennlig hilsen. Ta med navnet og tittelen på brevets forfatter. Oppgi navnene på andre personer som vil motta rapporten og følgebrevet i en cc-liste.
