De fleste bedrifter utarbeider et årlig budsjett, også ofte referert til som en årlig plan. Toppledelsen, særlig konsernsjef, er ansvarlig for godkjenning av det endelige budsjettet, som da blir veiledning for drift av selskapet. Godkjennelsesprosessen kan noen ganger ta lengre tid enn forberedelsen av budsjettet selv, fordi det må gjøres vanskelige beslutninger om prioritering av utgifter. Å gjøre disse vedtakene krever betydelig frem og tilbake diskusjon blant ledelsen.
Budsjettkonsolidering
I selskaper som er store nok til å ha avdelinger eller divisjoner, er lederne av disse funksjonelle enhetene ansvarlige for å forberede sine egne budsjetter, som de sender til finansdepartementet. Avdelingsbudsjettene er konsolidert av finansansvarlige for å skape budsjettet for selskapet som helhet. Budsjetteringsprosessen starter ofte med toppledelse som gir retningslinjer for divisjonsledere å bruke, for eksempel forutsetninger om hva det økonomiske miljøet vil være i det kommende året. Enten en lederes budsjett blir godkjent eller ikke, er ofte en funksjon av hvor tett han følger de fastsatte retningslinjene. Hvis toppledelsen prøver å holde kostnadene nede, vil en leder som foreslår en økning på 20 prosent for avdelingen hans, sannsynligvis måtte revidere budsjettet.
Gjennomgang av Finansansatte
Finansdepartementet gjennomfører de første vurderingene av instituttets budsjetter. De analyserer de foreslåtte utgiftene, eller i tilfelle av inntektsgivende avdelinger, antagelsene som brukes til å utarbeide inntektsforutsetningen. De ser etter betydelige avvik fra forrige års budsjett. Deres mål er å sørge for at hvert budsjett er rimelig og oppnåelig. De vil også identifisere mulige budsjettbesparelser dersom toppledelsen bestemmer at de totale foreslåtte utgiftene for selskapet er for høye.
Gjennomgang av toppledelsen
Toppledelsen ser på konsolidert budsjett og avgjør om inntekts- og resultatprognosene er i tråd med målene de fastsetter for det kommende året. Hvis forventet fortjeneste ligger under det de forventer, må selskapet enten bestemme måter å generere ekstra inntekter eller gjøre nedskåringer for å forbedre bunnlinjen. Analysen fra finansdepartementet er ekstremt nyttig for å hjelpe dem med å identifisere områder som trenger ytterligere forklaring fra divisjonsledere - eller utgifter som bare virker for høye og kan kuttes.
Diskusjon med divisjonsledere
Ledelsen møter hver divisjonsleder, noen ganger med en finansiell medarbeider som deltar, for å få bedre forståelse av budsjettforespørsler som lederen har lagt fram. Divisjonslederen må komme forberedt på å forsvare sine forespørsler. Toppledelsen må veie konsekvensene av store budsjettkutt. Kutting av markedsføringsutgifter kan for eksempel ha en negativ innvirkning på fremtidige inntekter. Toppledelsen har den vanskelige oppgaven å sørge for at hver avdeling har de ressursene den trenger for å fungere effektivt samtidig som totale utgifter er lave nok til at selskapet kan opprettholde lønnsomheten.
Å gjøre de tøffe beslutningene
En avdelingsleder kan ikke være fornøyd med sitt endelige budsjett hvis han ser toppledelsen gjort betydelige kutt. Men forhåpentligvis toppledelsen kommuniserte årsakene til disse tøffe beslutningene. Når budsjett godkjenningsprosessen avsluttes, bør hver leder føle seg ganske behandlet. Ideelt sett føler han at han har rikelig med ressurser for å nå sine avdelingsmål og som et resultat er klar til å gi maksimal innsats i det kommende året.
