En effektiv kundeserviceavdeling er i stand til å løse kundeproblemer raskt og skape et høyt nivå av tilfredshet. En del av det som gjør en kundeservice avdeling effektiv er gjennomføringen av gode kundeservice prosedyrer og prosesser. Lag fornuftige prosedyrer, og utvikle et treningsprogram som hjelper dine medarbeidere å lære å bruke disse teknikkene og tilpasse seg kundens behov.
Samler data
Når kundeserviceavdelingen er kjent med hver klient, kan den skape løsninger på problemer som er skreddersydd for kundenes behov. For å hjelpe kundeserviceforbindelser forblir nært kjent med forretningsbehovene til kundene dine, må du ha et kundestyringssystem som gjør det mulig for representanter å legge inn data om klienten. Når et kundeservicehåndteringssystem brukes riktig, blir data skrevet inn hver gang klienten ringer inn i en database som er tilgjengelig for hver kundeserviceforhandler. Når den klienten ringer inn igjen, vil dataene være tilgjengelige og kundeserviceprofessoren skaper en personlig opplevelse for klienten.
Retningslinjer
En kundeserviceforbindelse er bare like effektiv som selskapets retningslinjer tillater henne å være. Dette betyr at hver kundeservice profesjonell i organisasjonen din skal regelmessig trent på hvilke typer tjenester som er autorisert til å tilby kundene, hvilke tilfeller vil kreve ledelsesengasjement og de beste måtene å bruke datasystemet for å opprettholde klientens oppbevaring. Løpende opplæring opprettholder kundeserviceforbindelser oppdatert om eventuelle endringer i selskapspolitikken som kan brukes til å betjene klienten, og oppdaterer medarbeidere på grunnleggende selskapsprosedyrer.
Kundeopplevelse
En god kundeserviceprosess anerkjenner at kundens erfaring er like viktig som resultatene som kundeservicerepresentanten tilbyr. Pass på at det er et system på plass som får kundeanrop til å svare umiddelbart. Kunder bør ikke legges på vent i mer enn 60 sekunder, og en kundeservice profesjonell bør alltid be om unnskyldning for å sette en kunde på vent når han velger samtalen. En kundeservice profesjonell bør kunne gjenkjenne umiddelbart hvis han kan hjelpe kunden, eller hvis kunden må overføres til en leder eller annen avdeling. Når du overfører en kunde, bør serviceforbindelsen forbli på samtalen til kunden er koblet til noen andre.
forbedringer
Kundeservice er en dynamisk avdeling hvor forbedringer av verktøyene som er tilgjengelige for samarbeidspartnere, brukerprosessene og samspillet mellom kundeservice og andre avdelinger, alltid bør undersøkes. Kundeserviceforbindelser mottar verdifull informasjon fra kunder hele dagen med hensyn til produktforbedringer, emballasjeproblemer og markedsføringsforslag. Det bør være en prosedyre på plass som gjør det mulig for kundeservicerepresentanter å dele kundeinngang med de aktuelle avdelingene i selskapet.
