Få situasjoner er mer ubehagelige enn å måtte fortelle en ansatt eller en kunde, "Nei". Forretningsfolk føler ofte at nektelse av å overholde forespørsler skaper dårlige følelser om dem og virksomheten, noe som kan påvirke fremtidig salg. Enda verre, når en klient eller en ansatt appellerer til en beslutning, kan det hende at du må si nei ikke en gang, men to ganger. På dette punktet er forfatteren bekymret for riktig tone for bruk og hvor mye informasjon som skal avsløres, slik at korrespondansen fører til ytterligere henvendelser eller til og med rettslige skritt.
Få et stykke firma brevpapir til bruk for ditt svar. Et svar på en klage representerer det endelige ordet i saken, og ved hjelp av offisielt brevhode bidrar det til å formidle inntrykk av myndighet.
Skriv inn datoen, hopp over et mellomrom og skriv mottakerens fulle navn og adresse.
Hopp over et annet rom, skriv "Kjære Mr./Ms.(insert navn)" etterfulgt av et kolon. Hvis du føler at spesiell fasthet er nødvendig, slipper du "kjære" og skriv inn mottakerens navn. Hopp over et annet mellomrom.
I første ledd, fortell mottakeren med en gang om hennes klage er gitt, og forklar kort hvorfor hun mottok hennes forespørsel.
Hvis du ikke gir klagen, takk mottakeren for hennes interesse for din virksomhet eller for hennes harde arbeid, og i slutten av avsnittet gi henne de dårlige nyhetene. Ved å plassere de dårlige nyhetene i slutten av avsnittet kan du mulighet til å myke blåset først, noe som bidrar til å beholde mottakerens goodwill. Forklar begrunnelsen for å nekte forespørselen kort; unngå å gi så mye detaljert informasjon om at mottakeren kan undersøke politikken og gjette deg.
Gi ytterligere oppfølgingsinformasjon i annet ledd. Hvis du nektet klagen, la henne vite at din beslutning er endelig og at saken er stengt.
Skriv "Hilsen" eller "Hilsen", og hopp over tre linjeplasser. Skriv ut brevet og skriv over navnet ditt i blå eller svart blekk. Behold en kopi av brevet for postene dine.
Send brevet med sertifisert post for å beholde en oversikt over svaret ditt og bevis på at mottakeren mottok brevet. Denne posten kan være viktig hvis saken går til retten.
