En effektiv respons på et brev som ber om informasjon gir kunden den ønskede informasjonen med en gang, unngår overflødig ordlyd eller fylling. Å svare på kundens forespørsler om informasjon i tide øker bedriftens troverdighet.
Åpning
Sett inn kundens navn og kontaktinformasjon i øverste venstre hjørne av brevet, i standard bokstavformat. For eksempel:
John Smith
555 Mockingbird Lane,
Springfield, OH
Under kundens adresse, legg inn datoen du lager brevet.
Bruk kundens fornavn til å tilpasse brevet i stedet for den generiske "kjære kunden". Den første linjen etter hilsen skal la ham få vite at brevet er et svar på hans forespørsel om informasjon: "Kjære John, Som svar på din forespørsel om informasjon …"
Letter Body
Ha kundens brev foran deg når du utarbeider svaret ditt. Les brevet igjen for å sikre at du tydelig forstår informasjonen han ber om. Hvis kunden ønsker mer enn ett stykke informasjon, markere de forskjellige elementene for å sikre at du ikke legger ut noen informasjon. Deretter i brevkroppen, adresser hvert element i listformat. Hvis det er aktuelt, bruk bullet-punkt eller nummerert listeformateringselementer som følger med i programvaren.
Lukking
Invitér kunden til å foreta tiltak Basert på informasjonen du har gitt og re-engasjere seg i din bedrift, rådgiver Cynthia Perun i Entreprenør. Hvis du kan hjelpe kunden å plassere en online bestilling fra bedriftens beliggenhet, for eksempel, inviter ham til å komme til butikken for å gjøre det. Ta med bedriftens telefonnummer, e-postadresse og nettadresse. Det er greit å gjenta denne informasjonen i brevbokstaven - og be kunden om å kontakte deg hvis han trenger oppfølgingsinformasjon.
Tips
-
Typoer og grammatiske feil reflektere dårlig på virksomheten din. Før du sender korrespondanse til kunder, inkludert svar på forespørsler om informasjon, må din administrativ assistent eller en medarbeider lese bokstavene minst to ganger.
