Administrativt ansatte får aldri ære eller berømmelse, men uten dem er arbeidsplasser dømt til ineffektivitet og stagnasjon. Kvalitetsadministratorer gjør forskjellen i hvor effektivt andre jobber. De gir støtte og konfronterer den endeløse strømmen av bak-scener-oppgaver som gjør ethvert selskap til å fungere.
Hva er en administrativ assistent?
Administrativ assistent fyller en rekke roller i kontorinnstillinger. Deres jobber kan vasse inn i den personlige assistentkategorien hvis de er dedikert til en leder eller de kan være nøkkelen til et vellykket, summende lite kontor hvor de alene håndterer samtaler, papirarbeid og andre oppgaver til støtte for hele arbeidsstyrken.
De fleste administrative assistentjobber innebærer håndtering av e-post, felting av telefonsamtaler eller plassering av samtaler til klienter og andre ansatte, wrangling papirarbeid og administrering av arkiveringssystemer. Ofte vil de være involvert i ombordstigning av nye ansatte. De kan styre tidslinjer for kontoret eller ledende ansatte, gjøre avtaler og holde på kalendere. De vil ofte håndtere regelmessig planlagte vedlikeholdsavtaler, for eksempel å sikre at vannbedriften kommer til å rense vannkjøleren og andre rutinemessige oppgaver.
De endelige detaljene til en administrativ assistent er avhengig av selskapet og personene de jobber for. Hvis de jobber i et regnskapskontor, kan de trenge arbeidskunnskap om regnskapsmessige prosedyrer. Hvis de er i et fjernsynsproduksjonsselskap, må de kjenne film- og tv-produksjonslingo. For et reklamebyrå må de ha grunnleggende kunnskaper om annonsekjøp og håndtere reklamer og klienter.
Administrativ assistent jobber kan være en fin måte å få oversikt over hva et selskap gjør, og det er mulig å jobbe seg opp i andre jobber eller få en følelse av hvilke roller som passer best for dem. På den annen side er det karriereadministrative assistenter som elsker varierte tilbud og raskt tempo som jobben bringer til sine dager.
Hva er administrative assistenters oppgaver?
Det er mulig å få en god administrativ assistent jobb med bare en videregående skole, men noen college hjelper, spesielt for ledige stillinger under ledere. Viktigere er jobbspesifikke ferdigheter, for eksempel å ha god kommunikasjon både skriftlig og mens du snakker siden så mye e-post og telefonhåndtering er involvert. Ofte må admins ha god takt og diplomati, da de må håndtere irate kunder eller være den nøytral parten mellom ansatte på deres kontor. Men alle deres kommunikasjonsevner vil bli mote hvis de ikke er gode lyttere med et hode for detaljer.
Computer ferdigheter er et must, inkludert å vite hvordan du bruker programmer som Microsoft Word, Excel og Outlook. Datainngang kan være en nødvendig oppgave, og å kunne raskt mestre alle programmer selskapet bruker, for eksempel databaseadministrasjon eller teamsamarbeidsprogrammer, vil hjelpe en administrator til å lykkes i sin rolle.
Forståelse av alle aspekter av mailing vil vanligvis være nødvendig og kan medføre å kjenne en vei rundt USPS for håndtering av daglige post- og arbeidsportautomater, men også å kjenne budesystemer som FedEx, UPS og til og med hvordan å tilkalle lokale sykkelkurer.
Jo mindre strålende administrative plikter innebærer å holde kontoret godt lager med forsyninger. Fra papir til skriver blekk og penner, disse tingene er forsyningsbakken i et kontor som fungerer bra, og det er administrasjonsassistentens domene. Det er også å håndtere vedlikehold og vedlikehold av kontorutstyr som kopimaskiner, datamaskiner og mer. De trenger ikke nødvendigvis å fikse disse tingene, men litt problemløsing går langt, og resten av tiden kan de ringe til IT-avdelingen eller nå ut for å reparere folk.
Hvilke egenskaper trenger administrativ stab?
Å ha en profesjonell oppførsel og utseende som går i kontakt med selskapets image går langt i denne jobben, fordi administrative assistenter ofte er "frontfront" av et selskap eller det første inntrykket man får av en utøvende når de jobber med disse kontorene.
Å være organisert er kritisk. Administrere alle disse tidsplanene, returnere samtaler, utstede notater, oppdatere regneark, vedlikeholde arkiveringssystemet - disse krever gode organisatoriske ferdigheter og evnen til å holde seg oppdatert på mange ting. Tilknyttet, selvfølgelig, er tidshåndteringsferdigheter fordi tidsfrister er en konstant, og hvis en kontrakt sendes ut for sent eller en samtale ikke returneres raskt, kan det føre til at uvurderlige forretningsavtaler kollapser.
Å være god i samarbeid er kritisk, da det er hva støttepersonellroller handler om, men så jobber det alene. Å være på toppen av prosjekter og å være selvstarter, er viktig, og det er obligatorisk å gjøre det i et travelt miljø med konstante forstyrrelser. Dager er fylt med samtaler, folk trenger hjelp og popup-oppgaver som krever umiddelbare løsninger, men det er fortsatt de pågående prosjektene som alle trenger ferdigstillelse også, og administrasjonens ansatte må utmerke seg på begge.
Hvilke ferdighetssett er verdifulle?
Utover de vanlige daglige ferdighetene som trengs for en vellykket karriere i administrativt støttearbeid, er det mange andre ferdigheter som kan skille en fra pakken og gi dem en kant på høyere betalende, mer elusive admin-jobber.
Å være tospråklig eller flerspråklig er en fantastisk ferdighet å ha. Å vite spansk, tysk, kinesisk, indisk eller andre språk som er felles i nasjonal eller internasjonal virksomhet, kan gjøre en administrator ekstremt verdifull, og disse rollene betaler ofte også høyere.
Noen andre potensielt verdifulle ferdigheter inkluderer å kjenne sosiale medier, ha grunnleggende i regnskap, være dyktig i å skrive rapporter og analysere data og ha litt arbeidskompetanse om juridiske og kontrakter.
Til slutt bør administrative assistenter søke jobber i karriereområder av interesse for dem. Noen som elsker loven, bør jobbe i et advokatkontor fordi de trenger å lære litt om at yrket skal utføre det effektivt. På samme måte bør en person som ikke liker medisin ikke streve etter å jobbe på et legekontor. Jo mer man vet om virksomheten som foregår på arbeidsplassen, desto mer verdifulle blir de som assistent, og jo høyere vil deres sjanser bli forfremmet.
Hva tjener administrative assistenter?
Administrativ assistent jobber varierer enormt og kompensasjon øker avhengig av omfanget av jobbansvar, erfaring og senioritet av de de hjelper. Så, en administrativ assistent for et lite kontor vil tjene mindre enn en for en høyverdig, rask deling av et reklamehus, og de vil begge tjene mindre enn en administrerende administrativ medarbeider som jobber utelukkende for en administrerende direktør.
Ifølge Indeed.com, da gjennomsnittlig ut lønnene som ble tilbudt i stillingsfortegnelser for oktober 2018, mottok opplæringsadministrative assistenter $13.05 per time eller omtrentlig $28,000 årlig. På den annen side rapporterer Salary.com at en erfaren junior administrativ assistent tjener i gjennomsnitt, $40,588, fra og med september 2018. Det samme nettstedet rapporterer gjennomsnittlig lønn for en administrerende direktør som administrativ assistent som $77,913, men topprente lønn inkludert fordeler pakker gikk så høyt som $95,219.
Fremtiden for administrative assistenter
Teknologien endrer seg raskt, noe som gjør livet mer produktivt, organisert og raskere enn noensinne. Man kan tro at dette truer administrative assistentstillinger i fremtiden, men det er ikke tilfelle. Faktisk gir det på noen måter dem enda flere muligheter.
I dag er "virtuelle assistenter" en stigende karriere. Evnen til å jobbe eksternt og være i kontakt via telefon og video med sine arbeidsgivere gjør det mulig for assistenter å jobbe for mennesker rundt om i verden. Dette er en voksende karrieremulighet for de som ønsker å jobbe hjemmefra eller i utlandet. Noen VA'er jobber direkte for bedrifter, noen er ansatt hos tredjeparter, og mange er nå selvstendig næringsdrivende og jobber deltid for to eller flere arbeidsgivere i uken. Å være en vellykket VA krever enda mer selvstart og omhu fordi arbeid på avstand betyr at du trenger å være motivert på egen hånd.
Også i tradisjonelle kontorer har administrative assistenter ingenting å frykte - deres jobber vil fortsatt være nøkkelen til enhver arbeidsplasss suksess. Det som kan forandre er nivået på datakunnskap de forventes å ha, da automatisering og digital tillit fortsetter å øke, slik at de som holder seg på trender og teknologier, vil ha en fordel i forhold til sine jevnaldrende.
