Når du ansetter en ny ansatt, må en rekke skjema være gjennomført og sendt til lovlig arbeid i USA. Din bedrift kan også kreve at den nye arbeideren fyller ut flere skjemaer som er spesifikke for selskapet. Vanligvis fylles disse skjemaene tidlig på dagen på ansattes første arbeidsdag.
W-4
En W-4 er et amerikansk skattedokument som alle nye ansatte må fylle ut. Den viser arbeidstakerens personnummer og skattefritak. Skjemaet gir arbeidsgivere mulighet til å avgjøre hvor mye skattepenger å holde fra hver lønnsslipp. Ansatte kan som regel endre sin fritaksinformasjon gjennom hele sin karriere med firmaet ditt.
I-9
En I-9 er en annen regjering form som må fylles ut av nye ansatte. Det verifiserer arbeidstakerens juridiske evne til å jobbe i USA. Det kreves av US Department of Homeland Security's Citizenship and Immigration Services. Ansatte må sende grunnleggende opplysninger, inkludert navn, personnummer og statsborgerskapsstatus. Ansatte må også levere dokumentasjon sammen med dette skjemaet for å bevise at de er kvalifisert til å jobbe i USA. Dokumentasjon eksempler inkluderer et nåværende pass, statlig utstedt I.D. og trygdekort.
Selskapsformularer
Din bedrift kan også ha skjemaer for ansatte til å fylle ut og sende inn på deres første arbeidsdag. For eksempel kan du ha en bedriftshåndbok og et skjema for ansatte til å signere som indikerer at de har lest og forstått alle selskapspolitikker. Du kan også kreve at ansatte skriver under en konfidensialitetsavtale som forbyer ansatte å dele sensitiv bedriftsinformasjon med noen utenfor firmaet.
Andre skjemaer
En rekke andre former kan også kreves av din bedrift. Disse inkluderer en form for narkotika- og alkoholpolitikkbekreftelse, seksuelt trakasseringsskjema eller grunnleggende personlig informasjonsskjema som inkluderer ansattes navn, telefonnummer, adresse, bursdag og ektefelle og barninformasjon. Ansatte kan også trenge å fylle ut et beredskapsskjema slik at du vet hvem du skal kontakte i nødstilfelle på jobb.
