Etter at de er ferdig, utløper leverandørens, frilansernes og entreprenørens W-9 skjemaer ikke. Imidlertid krever IRS at de skal byttes ut når spesifikk informasjon endres, inkludert endringer i navn, type forretningsenhet eller et skattebetalers ID-nummer. Selv om det ikke kreves av IRS, kan virksomheten din be om oppdaterte W-9-skjemaer for å opprettholde nøyaktige oppføringer av tjenesteleverandørene.
Tips
-
W-9 skjemaer inneholder viktig skatteinformasjon om bedriftens tjenesteleverandører, og de utløper ikke. Imidlertid kan visse endringer i informasjon føre til at en ny W-9 kreves.
Formålet med en W-9
IRS W-9 skjemaer brukes av bedrifter til å samle inn skattebetalers informasjon fra tjenesteleverandører. Finansielle selskaper bruker også W-9-skjemaet for rapportering av skattepliktig rente og utbytte betalt til sine kunder. Informasjonen på skjemaet sendes til IRS for å dokumentere utbetalinger virksomheten har gjort til frilansere, uavhengige entreprenører og leverandører som ble betalt mer enn $ 600 for tjenester utført i løpet av et kalenderår. IRS krever at enkeltpersoner fyller ut skjemaet med navn, adresse, skatt ID nummer eller personnummer og en signatur. Leverandører og uavhengige entreprenører blir bedt om navnet på virksomheten deres, typen forretningsenhet, et ansattes identifikasjonsnummer og en rektors underskrift. Alle tjenesteleverandører må angi om de er fritatt eller ikke-fritatt for sikkerhetskopiering.
Når ny W-9-skjema er nødvendig
For å sikre at inntekter som rapporteres av en bedrift, samsvarer med informasjonen som er levert på tjenesteleverandørens selvangivelse, krever IRS erstatning av en eksisterende W-9-form under noen omstendigheter. En ny W-9 er nødvendig hvis en persons navn endres, for eksempel etter ekteskapet; En bytte av adresse krever imidlertid ikke en W-9-erstatning. En annen grunn ville være om en virksomhet endres fra en type juridisk enhet til en annen. For eksempel, hvis en eneboliger endrer seg til en LLC, er det nødvendig med en ny W-9-skjema. På samme måte vil en endring fra et skattebetalers ID-nummer til et arbeidsgiveridentifikasjonsnummer kreve en erstatningsblankett.
Endringer i sikkerhetskopiering
IRS kan instruere en bedrift om å holde tilbake en prosentandel av inntekt som betales til bestemte tjenesteleverandører. Dette kalles backup frahold. Pengene holdes tilbake av virksomheten og sendes til IRS av grunner som kan inkludere utilstrekkelige skattebetalinger, feil ID-nummer eller manglende oppgi et skatte-ID-nummer. IRS krever en ny W-9 skjema når en bedrift er beordret til å starte backupholding for en freelancer, uavhengig entreprenør eller leverandør. Erstattingsskjemaet må angi endringen i sikkerhetskopiering fra unntatt til ikke-fritatt.
