Du må sikre og sende inn flere dokumenter når du foretar betalinger til noen innen 1099. Serien med dokumenter du trenger, brukes til å bekrefte identifikasjonsinformasjonen til personen du betaler, rapportere mottakerens 1099 inntekter og oppsummere informasjonen du rapporterer i 1099 form.
W-9
Når du kompenserer en person eller bedriftseier innen 1099, må du skaffe Form W-9 fra personen du betaler. Skjema W-9 er tilgjengelig for nedlasting på IRS.gov-nettstedet og er en skattemessig identifikasjonssertifiseringsskjema som mottaker bruker for å gi sitt skattebetalers identifikasjonsnummer, for eksempel et personnummer eller arbeidsgiveridentifikasjonsnummer, hans adresse og hans skattebetalers klassifisering, som en privatperson, eneeier, selskap eller partnerskap. Du kan bruke informasjon som er oppgitt på dette skjemaet for å utstede 1099 skjemaer og kjøre en skattebetalers identifikasjons kamprapport for å sikre at nummeret som er oppført på W-9, samsvarer med navnet på personen eller enheten du betaler. Ikke send W-9-skjemaet til IRS, med mindre det blir forespurt av IRS.
1099 skjemaer
En 1099 er IRS-skjemaet du bruker til å rapportere utbetalinger du utsteder. Personen du betaler mottar en kopi av 1099, IRS mottar en kopi og du beholder en kopi for forretningsrekordene dine. Det finnes flere forskjellige typer 1099 skjemaer, og den du bruker, avhenger av hvilken type betaling du utsteder. Den vanligste 1099 er 1099-MISC-skjemaet, som brukes til å rapportere ikke-ansatt eller kontraktsarbeidskompensasjon, leieavdrag og andre typer inntekt. IRS gir en liste over tilgjengelige 1099 skjemaer og deres bruk på IRS.gov nettsiden (se Resources). Hvis du fyller ut papir 1099, må du bruke en pre-printed 1099-skjema. Ikke skriv ut 1099 skjemaer fra IRS.gov nettsiden, da IRS-maskinen som behandler 1099-informasjon, bare leser bestemt blekk.
Skjema 1096
Når du utsteder 1099 skjemaer, må du avstemme alle beløpene du rapporterer i 1099-tallet på skjema 1096. Skjema 1096 er et oppsummeringsark som du må legge ved IRS 1099-eksemplarer og sendes til IRS som en pakke. Hvis du utsteder forskjellige typer 1099 skjemaer, må du fylle ut en egen 1096 for hver type 1099. Skjema 1096 må fylles ut selv om du bare utsteder en 1099-skjema i løpet av året.
Frister
Generelt er de fleste vanlige 1099 skjemaer, som 1099-MISC, på grunn av mottakere innen 31. januar og til IRS innen 28. februar. Imidlertid kan forskjellige forfallsdatoer gjelde avhengig av 1099-skjemaet du må angi, og om du filen 1099 former elektronisk med IRS. Du må sende 1099 skjemaer til IRS hvis du gir mer enn 250 1099 skjemaer til mottakere i løpet av året. Elektroniske filers har vanligvis til første virkedag i april for å sende inn 1099 informasjon til IRS, men mottar ikke alternative datoer for å gi 1099 skjemaer til mottakere med mindre en forlengelse gis av IRS. Ta kontakt med de spesifikke instruksjonene for typen 1099 skjema du må levere for å fastslå forfallsdatoer og utvidelsesinformasjon.
