Papirarbeid er en del av forretninger, og prosessen med å ansette en ny ansatt er ikke noe unntak. Det er visse dokumenter som må fylles ut av nye medarbeidere, for eksempel skattefradragsformularer og direkte innskuddspapir. Alle nødvendige skjemaer sammen med eventuelle selskapsspesifikke papirarbeid skal fylles ut av medarbeider og behandles i tide, ideelt på ansattes første dag.
New Employee Paperwork
Nye ansatte skal fylle ut et søknadsskjema - hvis de ikke har gjort det allerede - oppgi deres fullstendige adresse, kontaktnumre, beredskapsinformasjon, referanser og all tidligere arbeidserfaring, sammen med samtykke til bakgrunnskontroll og samtykke til narkotika testing. De fleste ansatte fullfører søknaden og signerte samtykkeskjemaer under intervjuet og ansettelsesprosessen, men hvis ikke, vil menneskelige ressurser kreve at denne informasjonen er fullført og behandlet for medarbeiderpersonalfilen.
Regjeringsskjemaer
Den amerikanske regjeringen krever at flere former fylles ut for hver ny ansatt. Formular I-9 bekrefter identiteten til hver enkelt ansatt og hvis han er lovlig kvalifisert til å jobbe i USA. Dette skjemaet må fylles ut og signeres senest den første arbeidsdagen og beholdes av arbeidsgiveren sammen med en kopi av arbeidstakerens trygdekort. Skjema W-4 detaljer en ansattes innskuddsgodtgjørelser for føderale inntektsskatt formål. Ansatte må fylle ut et nytt skjema W-4 dersom deres tilbakeholdningsgodtgjørelse endres i løpet av året.
Oppgi ny leieformular
Alle arbeidsgivere er pålagt av føderal lov til å rapportere hver ny leie - innen 20 dager etter datoen ansatt - til U.S. Office for Child Support Enforcement. Dette statlige byrået bestemmer om en ansatt skylder støtte for barnstøtte. Nye leieavtaler kan rapporteres ved hjelp av en kopi av skjema W-4 eller et selskapsskjema med samme informasjon. Skjemaer kan sendes elektronisk eller via post til statskatalogen for nye hyringer i staten hvor arbeidstakerne arbeider.
Direkte innskuddskjema
Et direkte innskudd skal fylles ut og omdannes til regnskapsavdelingen. En ansatt må oppgi navn, adresse og bankkontonumre, og vedlegg en tom ugyldig sjekk for å motta direkte innbetaling av hennes lønnsslipp.
Kvittering av Ansattes Håndbøker / Håndbøker
Nye ansatte skal få en kopi av selskapets håndbok og sikkerhetshåndbok, hvis det er aktuelt. Hver ansatt skal signere og legge til et papir som bekrefter hun mottok og vil overholde reglene som er angitt i håndboken. Disse skjemaene er viktige, ettersom en håndbok for bedrifter angir alle selskapsregler, inkludert narkotika- og alkoholpolitikken, seksuelt trakasseringspolitikk, ansattes adferdskodeks, ikke-avsløring og konkurranseklausuler og annen relevant bedriftsinformasjon.
