Formelle brev er en del av nesten alle yrker, uansett hva feltet er. Merknader, henvendelser og invitasjoner: De kommer i alle former og størrelser, men nesten alle følger samme format. Begynnelsen av profesjonelle brev er viktig fordi de stiller tonen til leseren din. Hvis brevet høres upersonlig eller uprofesjonelt, kan leseren spørre om legitimiteten til bedriften din eller din evne til å håndtere arbeidsrelatert informasjon i brevet. For din lesers skyld skal profesjonelle brev være høflige, konsise og informative.
Skriv adressen din øverst på brevet. Bruk bedriftens gateadresse, by og postnummer. En adresse vil fortelle leseren din hvor brevet kommer fra og til hvor de kan sende sine egne korrespondanser.
Skriv datoen brevet ble skrevet en linje under adressen din. Skriv måned, dato og år (24. desember 1997). Datoen vil informere leseren om når brevet ble skrevet.
Skriv leserens adresse en linje under datoen. Begynn med navnet sitt (det er vanligvis riktig å legge til en personlig tittel som Dr. eller Mrs.) og legg til gateadresse, by og postnummer i linjene under. Hvis du sender brevet i en vinduskuvert, vil denne delen informere postkontoret der brevet skal sendes.
Begynn med en hilsen flere linjer under leserens adresse. Begynn med "Kjære …" og legg til sitt fulle navn. Bruk en personlig tittel for å vise respekt for mottaker av brevet. Legg til et kolon etter navnet (Kjære Herr John Smith:)
Tips
-
Bruk fonter som ser profesjonell ut, som Arial eller Times New Roman. Dobbeltrom og bruk 12-punkts størrelse skrift.
Bruk et brevhode for alle korrespondanser som vil inneholde navn og adresse.
