Det er opplysninger som aldri bør utelates i et faglig brev. En av disse er kontaktinformasjonen din og den andre avslutningen, for eksempel "Best regards," "Yours truly" og andre. Kontaktinformasjon er vanligvis inkludert på toppen av et fysisk brev og bunnen av en profesjonell epost. Mens plasseringene er forskjellige i hver form for et brev, forblir formatet til kontaktinformasjonen det samme.
Selv om det er enkelt å legge til kontaktinformasjon, er det avgjørende at det er gjort riktig, ellers vil brevet ditt se uprofesjonelt. Din kontaktinformasjon er den siste tingen du vil være kreativ med. Det beste å gjøre er å bruke en mal for å holde kommunikasjonen jevn.
Måter å avslutte et brev
Det spiller ingen rolle hva slags kontaktinformasjon du inkluderer i brevet. Det kan være e-post, telefonnummer eller gateadresse. Poenget er å fortelle mottaker av brevet den beste og raskeste måten å kontakte deg på. Denne informasjonen er vanligvis skrevet på omslaget for et fysisk brev der du også kan legge til at mottakeren kan kontakte deg i løpet av åpningstiden.
For en e-postmelding kan du si at du ser frem til å høre fra mottakeren, og å referere til kontaktinformasjonen din nedenfor. Å peke på kontaktinformasjonen din og de beste måtene å nå deg, kan gjøre forskjellen mellom å få et raskt svar og aldri høre fra personen igjen.
Saken for dekselbrev i fysiske bokstaver
Når du skriver et profesjonelt brev, er det god praksis å inkludere et følgebrev. Den første delen øverst til venstre i omslaget inneholder kontaktinformasjonen din. Den skal inneholde en enkelt skrift og enkeltavstand. Det skal også formateres som en venstrejustert blokk. Kontaktinformasjonen skal inneholde din fulle fysiske postadresse, din e-postadresse og telefonnummeret ditt - du bør legge igjen en plass før datoen.
Neste blokk av brevet er mottakerens navn etterfulgt av tittel, navn på organisasjonen og adressen.
Eksempel:
Navn
Adresse
By (*): Stat (*): Postnummer
Telefonnummer
Epostadresse
Dato
Saken for e-postmeldinger
I en e-post blir kontaktinformasjonen din lagt inn nederst i e-postmeldingen etter meldingen, lukkingen og signaturen. Din kontaktinformasjon skal inneholde din fysiske postadresse, din e-postadresse og telefonnummeret ditt. Du kan også inkludere lenker til dine sosiale medier sider som LinkedIn eller til en profesjonell nettside hvis du har en. Pass på at du bare inkluderer koblinger til de relevante sosiale medier sidene. Ikke ta med en lenke til Instagram, for eksempel, med mindre det er relevant for e-posten.
Eksempel:
Fornavn Etternavn
gate
By (*): Stat (*): Postnummer
Epostadresse
telefon
LinkedIn Profil
