Ansatte som betaler for godkjente forretningsmessige utgifter fra egenkapitalen, kan generelt forvente å få refundert fra sine arbeidsgivere. For å legge til rette for slike refusjoner og garantere at kostnadene er nøyaktig booket i selskapets hovedbok, forventes de ansatte å levere en detaljert rapport om alle slike utgifter.
Elementer du trenger
-
Datamaskin
-
Dataprinter
-
(valgfritt) Bedriftsutgiftsrapport-mal
Hvis firmaet gir en utgiftsrapportmal, kan du få tilgang til den og følge instruksjonene.
Hvis ikke, samle inn kvitteringene dine sammen, og plasser dem i kronologisk rekkefølge. Oppgi også alle utgifter som du ikke har kvitteringer for, for eksempel bilkjørelengde og tilfeldigheter som aviser og forfriskninger kjøpt fra hotellautomater.
Hvis du oppretter din egen rapport uten en mall som er oppgitt av firmaet, bruker du et regneark. Opprett en mal og kopier den til et nytt regneark for hver ny rapport du forbereder. Hvert arkoverskrift skal merke ditt navn, avdelingsnavn og kode og perioden som er omfattet av rapporten. Under denne informasjonen skal malen din ha minst fem kolonner med overskriften Dato, Betalingsmottaker, Formål eller Beskrivelse og Beløp. Avhengig av bedriftens retningslinjer, må du kanskje legge til flere kolonner for slik informasjon som regnskapskoder, møtedeltakere og så videre.
Oppgi dine utgifter på arket ditt i datoordre ved å bruke kvitteringer og liste som kilder. Forbered en rapport per periode - enten ukentlig, hver måned, månedlig eller annen, vanligvis angitt i selskapets retningslinjer. Hvis du har flere kvitteringer for en enkelt dag, hjelper det å gruppere dem etter type bekostning, for eksempel måltidskostnader og parkeringsutgifter.
Hvis du mottar et fast beløp for noe formål, skriv det inn på egen rad nederst i rapporten, etter de kvitterte utgiftene.
Hvis du blir refundert for kjørelengde du legger på ditt personlige kjøretøy, bør du holde en billogg og overføre kjørelengde til kostnadsberetningen din daglig eller ukentlig, i samsvar med selskapets retningslinjer. Angi kjørelengde på egen rad som et eget utgiftselement. Skriv inn ordene "Personlig automatisk kjørelengde" i kolonnen Betalingsmottaker, miles og per-mile rate i beskrivelseskolonnen (dvs. "275 miles @ 58 cents / mile") og beløpet som skal refunderes i kolonnen Beløp. Merk at hver arbeidsgiver har sin egen kjørelønnsfrekvens.
Når alle utgifter er oppgitt, totalt dem som det siste elementet i mengden kolonne. Hvis du mottok et kontantforskudd for å dekke utgifter, trekker du det beløpet fra dine totale utgifter. Dette beløpet skal refunderes til deg.
Ulike arbeidsgivere har forskjellige retningslinjer for hvordan man sender inn kvitteringer. Det kan kreve at du sender originale kvitteringer, eller at du sender inn skanninger eller fotokopier. Du må kanskje kryssreferanse dem slik at det er lettere for personen som håndterer refusjonen, å samsvare utgifter med kvittering. Hvis du sender inn et krav om tilbakebetaling av kjørelengde, bør du også sende inn en kopi av din automatisk logg for perioden.
Send kostnadsregnskapet ditt i skjemaet og ledsaget av kvitteringer, i samsvar med arbeidsgiverens retningslinjer. Send kun regnearket som inneholder dagens ukes utgifter, ikke hele regnearkfilen med blankmal og mange uker med utgifter.
Tips
-
Når det er mulig, betal for refunderbare utgifter med et kredittkort du bare bruker for slike utgifter. Dette skal hjelpe deg med å holde rede på refunderbare forretningskostnader og forene betalingen.
Unngå å miste forretnings- og personlige utgifter på samme kvittering.
Dobbeltkryss alle rapporter og kampkostnadskvitteringer mot beløpene som kreves i rapporten. Mange feil oppstår når folk rushing gjennom oppgaven overfører feil beløp fra kvitteringen til kostnadsrapporten.
Kontroller alltid med arbeidsgiverens HR-, lønns- eller regnskapsavdeling for veiledning om at kostnadene refunderes nøyaktig og på tid.
Advarsel
Aldri lyve om utgifter. Dette stjeler fra selskapet og kan føre til negative konsekvenser som oppsigelse eller straffesak.
Ta kontakt med arbeidsgiveren for eventuelle begrensninger på hva du kan få refundert for. Ikke alle måltider kan bli kostnadsført, og du kan ikke koste utgifter som alkohol, tørketrommel eller betjent parkering. Din arbeidsgiver bør ha retningslinjer i hva som er og ikke kan refunderes.
Betal bare for dine egne godkjente forretningsutgifter - ikke betal andre andres utgifter med mindre du har myndighet til å gjøre det. Også unngå å betale utgifter til en annen ansatt som får utgifter refundert.
