I løpet av arbeidsdagen følger medarbeidere flere prosesser for å nå sine mål. Disse målene varierer etter posisjon og inkluderer slike oppgaver som registrering av journaloppføringer, svar på kundeforespørsler eller feilsøkingsproblemer. Hver avdeling arbeider mot ulike mål og bruker forskjellige prosesser for å oppnå disse målene. Noen selskaper mangler tid til å nøye detaljere forretningsprosessene de bruker. Men å skrive ut forretningens prosesser gir mange fordeler for et selskap. Når et selskap dokumenterer sine forretningsprosesser, skaper det detaljerte skritt som den kan veilede nåværende ansatte og trene nye ansatte.
Skriv ut målet for forretningsprosessen. Denne erklæringen viser årsaken til og betydningen av å følge den beskrevne prosessen. Når du utvikler ditt mål, tenk på hvorfor ansatte må følge prosessen og spør ledelsen hva resultatet av å følge prosessen skal være; Målet ditt skal formidle disse forståelsene.
Identifiser hvert trinn som oppstår gjennom hele prosessen, og skriv hvert trinn ut som en enkelt setning.
Gjennomgå hvert trinn for å avgjøre om det legger til ferdigstillelse av prosessen eller bruker ressurser uten å legge til verdi. Eliminer de trinnene som ikke bidrar til målet.
Identifiser og oppfør oppgaver som er nødvendige for å fullføre hvert trinn. Ta med informasjon om hvilke ressurser som trengs for å fullføre trinnet og hvordan du skal skaffe disse ressursene. Skriv ut hver detalj i rekkefølge den skal utføres.
Tegn et flytskjema. Noen ansatte lærer mer ved å se et visuelt diagram over prosessen enn å lese trinnene. Inkluder hvert trinn og detalj som er skrevet i prosessen i flytskjemaet.
Gå gjennom hele prosessen for å identifisere eventuelle ubesvarte trinn. Etter å ha opprettet en foreløpig forretningsprosess, les gjennom dokumentet fra begynnelsen. Øv hvert trinn både visuelt og fysisk for å sikre at alle nødvendige trinn er inkludert. Etter å ha sluttet at forretningsprosessen er fullført, skriv ut en endelig kopi av dokumentet.
Tips
-
Anta at arbeidstakeren som leser forretningsprosessen, ikke har kjennskap til selskapet eller dets ressurser, og inkluderer trinn som virker åpenbare for den erfarne arbeideren fordi disse trinnene kanskje ikke er åpenbare for den uerfaren arbeideren.
Opprett forretningsprosessdokumentet ved hjelp av tekstbehandlingsprogramvare. Dette gjør det mulig å foreta enkle endringer ettersom forretningsprosessen utvikler seg.
