Lønnsprosessering er en detaljert oppgave som krever solid matematisk og problemløsende ferdigheter. Arbeidsgiveren eller lønnspersonalet må sørge for at alle lønnstakere for arbeidstakere er korrekte og rettidige. I mange tilfeller må de samhandle med ledere og veiledere for å sikre at alle i selskapet forstår lønnsprosedyrer. For å effektivt utføre sine oppgaver, bør lønnspersonalet utforme et strømlinet lønnsystem, som inkluderer dokumentasjon av kritisk lønnsinformasjon.
Dokumentere lønnsprosedyrer
Dokument tid klokke og tidskort prosedyrer. Mange bedrifter med timepersonell krever at de slår en klokke; andre krever at de fullfører et kort. Betalingen av timelønnstakere er basert på deres timer vist på deres tidskort; Derfor, når som helst klokkeslett eller tidskortendringer som blir implementert, må rapporteres til alle ansatte skriftlig. Du kan enten sende et notat til ledere / veiledere, eller du kan gi dem en trykt versjon av endringene. Ledere / veiledere er ansvarlige for å overføre eventuelle nødvendige endringer til sine ansatte.
Skriv ut en årlig lønnskalender. Før slutten av hvert år må du nøye sjekke datoene for det kommende året for å avgjøre hvilke datoer lønnsbehandlingen vil skje. Ta vare på helligdager, helligdager og andre forretningsferier. Bruk forskjellige farger for å markere innsendingsdatoer for tidskort og lønnsendringer, og de faktiske betalingsdatoer. Et profesjonelt utskriftsselskap kan hjelpe deg med å skrive ut disse kalendere. Fordel lønnskalenderen til alle ledere / veiledere.
Behold et standard lønnsbehandlingshefte for lønnsavdelingen. Heftet bør inneholde alle lønnsbehandlingsstrinnene. Hvis bedriften din for eksempel har en ukentlig lønnsplan, formulerer du heftet, slik at det står nøyaktig hvordan behandlingen av den to-ukers lønnsoppgaven skjer fra begynnelsen av betalingsperioden til slutten. Dette trinnet er spesielt effektivt når du trener ny lønnspersonell.
Inkluder rapporterings- og sjekkhåndteringsprosessen i prosessheftet. Etter at lønnsslippene er skrevet ut eller overføringen av den direkte innskuddsfilen til banken har skjedd, er lønnsprosessen fortsatt ikke fullført. Dokumentere disse trinnene, for eksempel utskrift og arkivering av lønnsregistreringer og skatterapporter, og navnene på de personene som du skal overføre lønnsslippene til. Etter hvert som informasjonen endres med tiden, oppdaterer du heftet og sikrer at alle i lønnsavdelingen har en kopi.
Sørg for at hvert medlem av lønnspersonalet forstår deres rolle. Dokument og gi dem en kopi av deres spesifikke arbeidsoppgaver for å sikre at de i løpet av lønnsbehandlingen er oppmerksomme på deres ansvar.
