Gjennomføring av en effektiv gjennomgang av forretningsprosessene sikrer at bedriftens virksomhet gir de ønskede resultatene på den mest effektive måten. For eksempel kan du gjennomføre en bedriftsprosessanmeldelse før du kjøper ny maskinvare eller programvare. For å gjennomføre en bedriftsprosess gjennomgang, sette sammen et team av mennesker som representerer alle nivåer i organisasjonen som berøres av eventuelle endringer i gjeldende forretningsprosess. Å samle de riktige personene kan hjelpe deg med å identifisere problemer, bestemme potensielle forbedringer, tildele prosjektledere, implementere hurtige løsninger og utvikle en langsiktig plan.
Kart din nåværende prosess. Oppgi de kritiske forretningsprosessene som brukes til å produsere dine produkter og tjenester. Diskuter problemer i dagens miljø, for eksempel forsinkelser i mottak av forsyninger eller leverandørkvalitetsproblemer. Hold en rekke møter for teamet å brainstorme ideer om hvorfor problemene eksisterer og hvordan de skal håndtere dem. Utfør forskning for å lære hvordan andre bedrifter håndterer lignende problemer. Bruk gratis forretningsprosesskortverktøy, for eksempel Gliffy, Bonita Open Solution eller Questetra BPM, for å dokumentere din nåværende prosess.
Gjennomgå de dokumenterte forretningsprosessene for å sikre at detaljene nøyaktig gjenspeiler hvordan virksomheten fungerer. For eksempel distribuere feilsøkingsprosedyrer til alle personellhåndterende kundeserviceanrop. Vær oppmerksom på at personell bruker prosedyrene og noterer seg eventuelle avvik for å identifisere om personell trenger ytterligere ferdigheter, kunnskaper, opplæring eller erfaring for å gjøre forretningsprosessen effektiv.
Identifiser potensielle endringer. Bestem hvordan endringene kan påvirke gjeldende prosedyrer. Følg personell som fullfører oppgaver for å validere antagelser. Intervjuarbeidere for å samle innspill om prosessproblemene som organisasjonen din står overfor. Utfør en undersøkelse eller løp fokusgrupper for å samle inn ideene sine for forbedring. Ikke anta at du vet den riktige løsningen, for eksempel å kjøpe ny maskinvare eller programvare, uten å forstå hvordan det nye systemet påvirker organisasjonen.
Design en ny prosess. Omdirigering av forretningsprosesser innebærer at alle prosesser for selskapsfunksjoner skal tilpasses dagens strategiske mål. Finjuster prosessen basert på analysen som utføres som en del av forretningsrevisjonen. Gjennomgå den nye prosessen med teamet for å avgjøre avhengigheter mellom organisasjoner og potensielle problemer. Dokumentere alle endringene som anbefales av revisjonsgruppen for forretningsprosesser, og publiser konklusjonene i et nyhetsbrev, e-post eller annen kommunikasjonsmekanisme for bedrifter.
Vurder implementeringen din. Mål operative aktiviteter, for eksempel kundetilfredshet, produktdefekter eller kostnader, for å avgjøre om forbedringer som er generert av anmeldelsen din, har hatt innflytelse. Utfør etterfølgende vurderinger og juster prosessene dine tilsvarende hvis det ikke er gjort forbedringer innen forventet tidsramme.
