Hver forespørsel om forslag skal inneholde et følgebrev, selv om budet ditt inneholder et sammendrag. Hver og en tjener en annen hensikt, og de jobber sammen, ikke bare for å skape et godt inntrykk, men også for å bevise at du forstår både klienten og jobbens krav. Men fordi et brev skal vise at du forstår klientens nøkkelbehov uten å bli et mini-forslag, finner noen det vanskeligere å skrive.
Sett riktig tone
Ditt forhold til den potensielle klienten, og noen ganger instruksjoner i RFP-settet, avgjør om brevet skal påta seg en formell eller personlig tone. Så lenge du er ærlig og oppriktig, er personlige bokstaver der du komplimenterer og takker klienten det mest effektive. For eksempel, inkludere uttalelser som "Jeg vil benytte anledningen til å takke for all din hjelp" og "din hjelp og veiledning viste seg å være uvurderlig" i brevets kropp.
Format og stil
Ved hjelp av brevpapirpapir og et forretningsbrevformat, del brevet inn i tre seksjoner: en introduksjon, en kropp og et kort avsluttende avsnitt. Bruk en serif skrifttype, for eksempel Garamond, Georgia eller Times New Roman, så mange finner serif skrifttyper lettere å lese. Begrens forsendelsesbrevet til ikke mer enn ett eller to sider.
Åpningen
Åpne brevbrevet med en kort, relevant åpningserklæring som "Vedlagt er forslaget jeg lovet deg" eller "Jeg likte å snakke med deg om ditt forslagsprosjekt." Følg dette med et avsnitt der du kommuniserer full forståelse ved å omdanne den spesifikke krav som kjører RFP. Fortell leseren om forslaget inneholder vedlegg, og hvis det gjør det, merker du innholdet kort og avslutter introduksjonen ved å spesifisere tidsrammen som prisnoteringen er gyldig.
Kroppen
Inkluder all nødvendig informasjon, for eksempel bedriftens historie, kvalifikasjoner eller referanser som RFP kan ringe for i brevets kropp. Fokuser resten av brevet på å adressere opptil fire nøkkelklientbehov. Bruk for eksempel kulepoeng for å oppsummere hvordan produktet eller tjenesten din vil tilfredsstille klientens viktigste behov. Deretter skal du utvide hvert punktpunkt i de resterende avsnittene.
Lukk
I avsluttende avsnitt må du sørge for å gi fullstendig informasjon til kontaktpersonen, inkludert navn, tittel, adresse, telefonnummer, faksnummer og e-postadresse. Ta med et "neste skritt" eller "action-action", for eksempel "Jeg vil kontakte deg senere denne uken for å svare på eventuelle spørsmål du måtte ha" eller "Jeg vil ringe deg neste uke for å diskutere dette forslaget" Fullfør med et høflig uttrykk og Ditt navn og tittel.
