Den vanskelige oppgaven - å skape en mulighetsplan - ligger bak deg. Nå må du skrive et følgebrev fordi beste forretningsmetoder dikterer at det er mer enn en smule uprofesjonell å bare legge planen i en konvolutt og sende den av. Se på omslaget som sluttfarge - bøy på gavepakken, hvis du vil - det viser til mottakeren at du bryr deg om fremtreden, og også om å gjøre noen siste litenendringer i feasibility planen.
Velg en forretningsmessig skrift for brevet. For å lage symmetri, velg den du brukte for feasibility planen din. Ellers er Times New Roman, Arial eller Tahoma i 11 poeng gode valg. Sett opp 1-tommers marginer på toppen, bunnen og sidene og ordne bokstaven i blokkstil, uten innrykk.
Skriv returadresseposten, som inneholder adressen din (ikke ditt navn) etterfulgt av datoen. Dobbel plass.
Skriv inn den innvendige adressen, eller navnet og adressen du sender feasibility planen til. Dobbel plass.
Skriv inn hilsen. Dobbel plass.
Skriv første ledd, oppsummerer formålet med brevet og refererer til relevante opplysninger om mulighetsplanen: "Vedlagt finner du en gjennomføringsplan som skisserer (gi omfanget av planen og dens formål) som jeg er glad for å gi deg på på vegne av (navnet på firmaet ditt). "Dobbeltrom.
Påpeke at mottakeren bør lese planen nøye og gjøre endringer - og snart - før noen kontraktsførte profesjonelle tjenester er satt til å begynne. Sørg for å opprette en rimelig frist, slik at mottakeren får nok tid til en omhyggelig gjennomgang, men ikke så mye tid at planen kan falle fra forretningsradarskjermbildet: "Jeg respekterer med respekt at du gjennomgår vedlagte plan for å sikre at den gjenspeiler alle relevante punkter. Hvis ikke, og du ønsker å foreta endringer, vennligst kontakt meg på (telefonnummeret ditt) så tidlig som mulig for å diskutere dem. Hvis ikke, vennligst skriv inn planen der det er angitt på den siste siden. Jeg vil ringe deg innen en uke for å sette opp en hyggelig tid for meg å plukke opp planen fra kontoret din. "Dobbeltrom.
Skriv et avsluttende avsnitt som peker frem til eventuelle forretningsforbindelser som feasibility study portends. "Jeg takker deg på forhånd for din umiddelbare oppmerksomhet til denne saken. Nå som gjennomføringsplanen er fullført, gleder jeg meg til å jobbe med deg på en produktiv og gjensidig fordelaktig måte i mange år framover. "Dobbeltrom.
Skriv en formell avslutning, for eksempel: "Vennlig hilsen" eller "Vennlig hilsen." Plass fire ganger.
Skriv inn navnet ditt. Plass en gang. Skriv "Vedlegg" (som refererer til gjennomførbarhetsplanen). Skriv navnet ditt i mellomrommet mellom avsluttende og ditt skrevet navn.
Tips
-
Les brevet høyt. Spør deretter en betrodd kollega - helst en som er involvert i mulighetsplanen - for å lese den også. Proofread og rediger brevet før du sender det.
Lagre en kopi av brevet for filene dine.
