Når du tilbringer dine egne penger på vegne av en klient, en arbeidsgiver, medarbeiderne eller en forretningspartner, kan du og bør forvente å få det tilbake.Salgsmedlemmer, lærere, advokater og finansielle rådgivere kan pådra seg refunderbare virksomhetsutgifter på daglig basis. Disse utgiftene springer bort ved fortjenestemarginen dersom du ikke inneholder dem.
Send et refusjonsbrev før du bruker
Med mindre du venter på forhåndsgodkjennelse, vil det resultere i en tapt mulighet, be om refusjon før du bruker penger. Å gjøre forespørselen din skriftlig tillater deg å opprette et budsjett for arrangementet eller prosjektet og gi forhåndsgrunnlag for hvordan og hvorfor å bruke penger nå, vil spare penger senere.
eksempler:
Kjære Allen Jeffries:
Mens du arkiverte inkorporeringspapirene, lærte jeg at Arizona Corporation Commission krever en $ 35 avgift for fremskyndet behandling for å reservere ønsket firmanavn. Som vi diskuterte i vårt møte i tirsdag, krever det ønskede firmanavnet "Wild Turkey Surprise" en prosessavgift på $ 10 for å reservere den for de neste 120 dagene. Hvis du legger til den fremskyndede avgiften, blir navnet ditt forbeholdt fredag 11. mai i stedet for torsdag 17. mai. Ved å betale den fremskyndede behandlingsavgiften sikrer du at du eier navnet før Alphabet Sign Company lager neonskiltet du bestilte på vestsiden av restauranten din. Det gir oss også tid til å få svar fra Warner Brothers for å sikre at de ikke anser navnet for å være et brudd på varemerker eller opphavsrett.
Siden timingen er viktig, betaler jeg den fremskyndte prosesskostnaden hvis jeg ikke hører fra deg innen kl. 12.00 i morgen, og jeg vil sende inn refusjonsforespørselen sammen med min vanlige ukentlige kostnadsrapport.
Vennlig hilsen,
Alexis Chapman, CPA, Chapman Business Services
Per Diem Etiquette
Internal Revenue Service sier at en per døgn dekker innkvartering, måltider og tilfeldige utgifter når arbeidstakeren reiser for virksomhet. Ansatte må legge ut en kostnadsrapport innen 60 dager, eller per døm blir skattepliktig lønning. Rapporten må inneholde datoen reisen fant sted, forretningsformål og reisens beliggenhet. Ansatte må også legge kvitteringer for innkvartering. Hele per døgnbeløpet blir skattepliktig hvis din arbeidstaker ikke sender inn en kostnadsrapport.
Eksempel:
Attn: Robert Morgan, regnskapssjef
Kjære Robert Morgan:
Vedlagt er min kostnadsrapport for mars 2018. Jeg har vedlagt mine kvitteringer for det planlagte tre-overnatting på Sandals on Sanibel Island mellom 5. og 7. mars til vårt årlige salgstreningseminar. Jeg har lagt inn gebyrene for de ytterligere tre overnattingene i Denver, Colorado mellom 7. og 12. mars, mens de håndterer villkattslag på vår beliggenhet i sentrum. Jeg har også lagt inn kvitteringene for renseri min drakt etter at en angriper kastet en vannballong fylt med rød maling på meg, samt et anslag på kostnaden for et nytt antrekk. Renseriet kunne ikke fjerne alle flekker. Jeg har tatt med et sitat fra Men's Wearhouse, Ted's Clothiers og The Suit Depot for en ny jakke, bukser, kjole skjorte, slips og sko siden alle hadde betydelig skade.
Vennlig hilsen,
James S. Corwin, salgssjef, butikk nr. 3126, Phoenix, Arizona
lærere
Mange skoler refunderer ikke lærere for noe klasserom de kan kjøpe. Skoledistriktene kan kanskje dekke minst en del av utdanningskostnader, men inkluderer å betale for reise, losji, bøker, testavgifter og studiemateriell. Du kan trekke inn opptil $ 250 per år på din avkastningsavgift dersom distriktet ditt ikke refunderer deg. Rådfør deg med din rektor og skolens superintendent før du spiser penger.
Eksempel:
Kjære Herr Polk:
Årets klasse er 10 prosent større enn i fjor, men jeg fikk bare 15 lærebøker i brukbar tilstand for mine 33 studenter. Selv om du er riktig at elevene kan dele en bok i klassen, vil de ikke kunne studere sammen hjemme. Utskrift av alle de ekstra arbeidsboksidene vil føre meg til å løpe gjennom hele års papirtillatelse før 30. september, og gir meg ikke annet valg enn å kjøpe nye lærebøker eller kjøpe mer kopipapir.
Jeg har beregnet at selv om alle sidene skrives ut feilfritt, vil jeg trenge 32 tilleggsremer av kopieringspapir mellom 1. oktober 2018 og 31. mai 2019. Ved massesatser ble jeg sitert $ 4 per ream, for totalt $ 128. Siden de fleste foreldre allerede betaler $ 65 per år i skoleavgift, føler jeg at det ville være en byrde å be dem om å betale for kopier når barna bør ha lærebøker. Jeg er villig til å kjøpe papiret selv så lenge skoledistriktet vil tilbakebetale meg på et tidspunkt. Til sammenligning har jeg tatt med priser fra Staples, Office Depot og Walmart.
Vennlig hilsen,
Angel Harris, Grade 5 Science, Rolling Hills Middle School
Medarbeiderne
Hvis du låner penger, verktøy eller forsyninger til en kollega, bør du på forhånd avgjøre om dette er en gave eller et lån. De fleste kolleger vil gjøre en innsats for å balansere bøkene, men noen kan glemme din generøsitet med mindre du ber om tilbakebetaling. Hvis du har skrevet en skriftlig avtale av noe slag, ville du ha støtte for et mindre krav tilfelle hvis nødvendig. Hvis ordningen din var verbal og privat, uten at noen andre var til stede, ville du ikke få flaks til å få pengene dine eller eiendommen tilbake.
eksempler:
Eksempelbrev for refusjon av utgifter med tidligere skriftlig avtale:
Kjære Bob:
Da jeg kjøpte transittpasset ditt i mars, var det med den forståelsen at du enten vil betale meg eller kjøpe meg et pass for april. Jeg vedlagt en kopi av refusjonsavtalen du signerte før jeg kjøpte passet ditt. Vennligst betal meg $ 62 denne fredagen, eller jeg må legge til en $ 5 sen avgift. Takk for at du tok vare på dette ASAP.
Vennlig hilsen,
Roland
Tilbakebetalingsbrevformat uten skriftlig avtale:
Kjære Zach:
De tre lunsjene jeg kjøpte deg i forrige uke, utgjorde $ 39,20. Vennligst betalt minst halvparten av dette innen fredag og resten etter 24. april. Jeg forstår at du sliter, men jeg brukte en del av denne ukens gasspenger for å kjøpe disse måltidene for deg. Takk for at du tok vare på problemet med en gang.
Ditt lagmedlem,
Janet
