Bedrifter får ofte forespørsler om veldedige donasjoner, og mange bedrifter har små budsjetter for slike donasjoner. Hvis du er vert for en stille auksjon, må du gjøre et overbevisende tilfelle for hvorfor din organisasjon er verdig til virksomhetens tid, innsats og tapte utgifter. Et brev som fullt ut forklarer din gruppe og dens betydning er en start. Et godt gjennomtenkt brev er nøkkelen til å overbevise en bedrift for å donere til arrangementet ditt.
Åpne med en bestemt hilsen til bedriftseieren. Det er best å unngå generelle hilsener som "Kjære herre."
Oppgi at du skriver på vegne av organisasjonen din og søker stille auksjonsartikler for en bestemt begivenhet. For eksempel, "Jeg er en frivillig med Kids Charity, og jeg skriver for å spørre om du er interessert i å donere en vare eller tjeneste for vår kommende stille auksjon, som vil finne sted på vår årlige innsamlingsgala 15. oktober."
Sett inn en kort diskusjon av organisasjonen din og dens betydning i samfunnet. Nevn de populasjonene du serverer, og hvordan organisasjonens arbeid hjelper disse populasjonene.
Snakk om hvordan den stille auksjonen er en viktig del av din årlige innsamlingsaksjon for å bedre betjene befolkningen. Nevn tidligere suksesser hvis du har holdt arrangementet før. Ta med en linje som takker bedriftseieren for sin tidligere støtte av din stille auksjon, hvis det er aktuelt.
Skriv at du er takknemlig for noe element eller tjeneste som selskapet vil være sjenerøs nok til å tilby, og nevne selskapet ved navn i denne uttalelsen. Legg til at du kan plukke opp donasjonen, som tar ut av bedriftenes eier.
Snakk om hva du kan tilby selskapet i retur. For eksempel lover du gratis reklame ved å inkludere virksomheten på en liste over sponsorer. Skriv at donasjonen er fradragsberettiget, hvis det gjelder din veldedighet eller gruppe. Nevne at virksomheten vil få samfunnseksponering fra det store antall deltakere ved å delta. Tilby en gratis billett til arrangementet til bedriftseieren også.
Tett ved å takke bedriftseieren for sin tid og oppgi kontaktinformasjonen din for donasjonen. Lov om å følge opp med bedriftseieren også.
Skriv brevet på offisielt organisasjons brevpapir.
