Hovedboka er et viktig regnskapsverktøy for enhver bedrift. Vanligvis opprettes i et to-kolonneformat med en oversikt over kontoer og debet og kreditter til disse kontoene, det brukes internt og utenfor firmaet for å få et delvis bilde av selskapets økonomiske tilstand.
Inntektsstrøm
Hovedboken sporer kontoinnbetalinger og kvitteringer. I sammendraget av det generelle regnskapsregnskapet gir hovedboken et portrett av inntekter som inntekter generert fra salg og tjenester og utgifter som juridiske gebyrer, lønn og kontorutgifter.
Avdelingens utgiftsoppsummeringer
Det gir umiddelbar tilgang til enhver konto i selskapets finansielle sporingssystem. For eksempel, hvis en markedsføringsdirektør trenger tilgang til årlige annonseringskostnader, kan hun samle den informasjonen fra et raskt blikk til hovedboken.
Selskapets Paper Trail
Hvis riktig vedlikeholdt og knyttet til opprettelsen av kontoer, er hovedboken et viktig stykke av selskapets papirspor. Siden hovedboken er der kontoinnleggelse, er informasjon som en transaksjons kilde, dato, beskrivelse og kontosaldo nås gjennom hovedboken. Når man ser på hovedboken, bør man tillate en bedriftsoffiser å spore en transaksjon tilbake til en innkjøpsordre, faktura eller tidsskrift.
Finansielle detaljer
Ved å legge til underkategorier, kjent som underleverandører, gir generaladministratoren ytterligere detaljer, trender og mønstre i selskapet og gjør det mulig for dem å ta gode økonomiske beslutninger. Å forstå svingninger i salg og utgifter innenfor hans selskap, vil bistå en finansdirektør når han bestemmer når og hvordan han skal forfølge kontrakter eller foreta kapitalinvesteringer.
Audit Trail
Det skaper et revisjonsspor for alle selskapets finansielle transaksjoner. I tillegg til å være et verdifullt internt verktøy, vil hovedboken også bli åpnet av eksterne revisjonsorganer som IRS eller SEC.
Finansiell helse av selskapet
Da den henter sin informasjon fra et selskaps regnskapsregister og sjekkebokstransaksjoner, holder hovedboken oversikt over eiendeler, forpliktelser, egenkapital, inntekter og kostnader.
Regnskap
Hovedboken knytter seg i selskapets regnskapssystem til å generere selskapets viktigste årsregnskap: balansen og resultatregnskapet.
Dokumentasjon for å skaffe finansiering
Hovedboka er en del av den nødvendige dokumentasjonen som trengs for at bedriftene skal kunne få finansiering utenfor. Det er også en del av årsrapporter utstedt til aksjeeierne i børsnoterte selskaper.
