Alle finansielle transaksjoner for enhver organisasjon blir til slutt lagt til hovedboken på en eller annen måte. Når et dataprogram brukes til regnskapsføring, legges de fleste økonomiske data opp på en underleder-lignende leverandørgjeld eller kundefordringer, som automatisk legger inn i hovedboken. Enkelte oppføringer må imidlertid sendes direkte til hovedboken. Transaksjoner som ofte legges direkte inn i hovedboken er investeringer, renteoppgjøret, akkumulering av avskrivninger, justeringer som vil bli reversert i neste regnskapsperiode, og andre kontojusteringer som ikke kan gjøres gjennom en delbokfører. Når du legger inn i hovedboken, må det tas ekstra forsiktighet for å være nøyaktig, da korrigering av feil med flere generaldirektoratoppføringer gir rotete regnskapsposter. Bortsett fra det, er det imidlertid ikke komplisert å legge inn i hovedboken.
Samle alle dokumenter relatert til oppføringene du må legge inn i hovedboken. Disse kan omfatte kjøpsavtaler, leieavtaler eller låneavtaler, avskrivningsplaner og avskrivningsplaner.
Klargjør et regneark på datamaskinen eller på papir, og detaljere hver generell hovedbokspost som må legges opp. Ta med en fullstendig beskrivelse av hovedbokregistreringen, den nøyaktige kontoen som skal debiteres og beløpet, og deretter den tilsvarende kontoen som skal krediteres og beløpet. Hold debetbeløpene dine i en kolonne til venstre og kreditter i en kolonne til høyre.
Samlet debetene og kreditter for alle dine hovedboksposter, og sørg for at debet- og kreditt-totalene dine er de samme. Hvis du har utarbeidet regnearket på datamaskinen din, må du skrive det ut som en referanse mens du legger inn dataene i generell hovedbokmodul.
Få tilgang til generell hovedbokmodul i regnskapsprogrammet på datamaskinen. Bekreft at datoen for generell hovedbok er satt til den perioden du ønsker å legge inn oppføringene i. Dette er viktig fordi oppføringene ofte legges inn i hovedboken etter at perioden har gått ut. For eksempel, mens den nåværende måneden faktisk kan være februar, kan du legge inn hovedbokspostoppføringer for januar, så i så fall må du sørge for at hovedbokdatoen din er satt til januar.
Skriv inn hovedbokspostoppføringene i hovedbokmodulen din i henhold til brukerhåndboken for bruk av programvare.
Skriv ut en rapport av dine ikke-postordnede hovedboksposter. Proofles hovedbokregistrene dine, kontroller regnearket ditt (og legg til maskinbånd, om nødvendig) du allerede har utarbeidet. Gjør eventuelle nødvendige korrigeringer til dine hovedboksposter. Ikke legg inn i hovedboken ennå.
Lag en datamaskinskopiering av generaldirektoratdataene dine. Merk ditt generaldirektoratskopiering tydelig og lagre det på et sikkert sted.
Legg inn dine hovedbokspostoppføringer i henhold til brukerhåndboken for regnskapsprogramvaren. Skriv ut en fullstendig oversikt over oppføringene du har lagt inn i hovedboken. Lagre disse i de riktige filene eller storbokbøkene som en del av dine faste regnskapsposter.
Tips
-
Alltid dokumentere alle oppføringer du legger inn i hovedboken, siden du aldri kan være sikker på at du vil være tilgjengelig for å forklare dine hovedboksposter senere. Lagre dokumentasjonen din sikkert som en del av dine faste regnskapsposter. Hvis du ikke bruker en datamaskin, men i stedet gjør regnskapet bare på papir, må du registrere eller legge inn de generelle hovedbokspostene nettopp i bøkene dine i et generelt akseptert regnskapsformat, og sørg for å oppdatere balansen til alle berørte kontoer. Alltid dokumentere hovedbokregistrene dine grundig, og lagre regnskapene dine på et svært trygt sted.
