Hvert prosjekt innebærer mange detaljer som det kommer fra bakken. Du trenger ikke å dele detaljene med noen eller bekymre deg for å artikulere dem hvis du finansierer prosjektet ditt alene eller utvikler det enkeltstående. Men hvis prosjektet krever avtale eller hjelp fra andre, må du overbevise dem om å komme ombord med deg. En utøvende rapport er et bredt, omfattende dokument som forklarer alle nøtter og bolter detaljer om hvilket prosjekt du prøver å oppnå. Det forteller målgruppen hvorfor de burde bli involvert.
Det grunnleggende
Ideelt, når leseren har fordøyd rapporten, vil han ikke ha noen spørsmål fordi du har adressert alt han kanskje vil vite. En effektiv utøvende rapport gir ingenting ut, men du må strukturere denne informasjonen for enkel lesbarhet. Begynn rapporten ved å anerkjenne alle som bidro til det, for eksempel om andre hjalp deg med å gjøre forskning. Skriv en introduksjon, ideelt ikke mer enn en side eller to, identifisere prosjektet ditt, angi målet ditt, erkjenne potensielle problemer og forklare hvordan du har til hensikt å håndtere dem hvis de oppdager seg. Du trenger ikke å gå inn i mye detalj - andre deler av rapporten vil gjøre det. Bruk introduksjonen din til å gjøre leseren din interessert nok til å fortsette å lese hele rapporten. La din egen entusiasme vise.
Detaljene
Følgende deler av rapporten din vil avhenge noe av arten av prosjektet ditt. Hvis du vil løse et bestemt problem, må du dele en del etter introduksjonen din til å identifisere den. Deretter, i et eget avsnitt, forklar hvordan du har tenkt å løse problemet og hva innsatsen vil innebære. Hvis du gjorde forskning for å støtte hvorfor løsningen din vil fungere, ta dette med i en seksjon dedikert til funnene dine, og forklar hvordan dataene dine ble samlet inn. Hvis du ber om finansiering, ta med et finansregnskap i en annen seksjon som viser ditt personlige eller selskapets eiendeler og gjeld. Forklar hvor mye penger du trenger, når du trenger det, og hva det vil bli brukt på. Slå opp med en seksjon som avslører argumentet ditt. Fortell leseren hvorfor han burde bli involvert og hjelpe deg.
Sammendrag eller Sammendrag
Executive rapporter inneholder vanligvis et abstrakt eller sammendrag, et eget dokument som prefaces resten av rapporten. Abstracts adresserer vanligvis faglige problemer, og bruker en enkelt setning eller et punktpunkt til hver av rapportens seksjoner, og de kjører sjelden lengre enn en enkelt side. Et sammendrag er rettet mot næringslivet. Det kan kjøre mer enn en side, men ikke for mye mer eller lengden vil beseire sin hensikt - du vil at publikum skal få en nøyaktig følelse for prosjektet uten å måtte lese hele rapporten. Både abstracts og oppsummeringer ligner på introduksjonen din fordi de fremhever den samme informasjonen du inkluderte i den delen av rapporten, men de er mer dybdegående. Unngå å kutte og sette inn segmenter fra rapporten for å lage et sammendrag. Du vil ikke bare gjenta deg selv, men heller forklare prosjektet ditt - uten all detaljene rapporten inneholder - på en engasjerende måte for å fange publikum.
The Finishing Touches
Du kan ha den beste ideen i verden, men det kan slå en murvegg hvis du ikke forklarer det bra. Hvis du er ekspert på ditt felt, unngå å snakke over leserens hode ved å bruke jargong eller tekniske termer som han ikke forstår. Men ikke gå for langt i den andre retningen, heller, skriv som om du diskuterer prosjektet ditt over kaffe eller cocktails - du vil være rimelig formell. Proofles det når du er ferdig, og prøv det på nytt. Du vil kanskje også ha noen andre til å lese det også, for å sikre at posisjonen din er forståelig. Friske øyne er ofte bedre til å fange typoer også.
