Kort. Hvis du tenker på det, kunne språkbrukere ikke ha valgt et bedre uttrykk for å beskrive forretningsdokumenter som oppsummerer "trenger å vite" informasjon for ledere som ikke har tid eller tilbøyelighet til å vade gjennom massive avhandlinger. Hvis du blir bedt om å utarbeide en orienteringsrapport, hold orden "kortfattet" og "pittig" i tankene når du ekstrapolerer nøkkeldataene dine sjefer forventer å finne. Ta en to-trinns tilnærming: Tenk som en forfatter når du trekker data fra rapporter, så bli en redaktør hvis mål er å veie hvert ord for påvirkning, mens du etterlater kritiske data intakt.
Forstå formålet med en orienteringsrapport: Ledere søker "et produkt av en analyse, ikke selve analysen", så vær oppmerksom på dette når du utformer din executive-kort fra informasjonen som finnes i opprinnelsesrapporten.
Begynn kort ved å angi problem / situasjon, forklare dens relevans og gjenta - på presis, nøyaktig språk - bevisene og konklusjonene i hovedrapporten. Vedta journalistens omvendte pyramide for å strukturere din korte. Ekstrapolere og deretter forplikte seg til papir de viktigste dataene i begynnelsen. Legg til mindre viktig informasjon i synkende rekkefølge for å lage kortets kropp.
Bruk grei engelsk uten sensasjonsisme, superlativer og fluff for å avgrense din kort. Inkluder rutetabeller, varierende perspektiver som de støtter eller avviser oppgaven din og sofaen alt i målgruppens nomenklatur. Forsøk å gjøre det korte, selvbevisende, en oppsummering som ikke krever vedlegg eller fremmed dokumentasjon for å forklare viktige punkter angitt i den opprinnelige rapporten.
Bruk overskrifter, underhoder og punktposter for å hjelpe ledere å bevege seg uanstrengt gjennom informasjonsrapporten. Gjenta lange avsnitt og hak dem opp for å stramme rapportens tempo. Gi spesifikke målinger eller tall slik at ingenting blir igjen for fantasien. Bekreft hvert punkt for nøyaktighet. Spesielt, hvis det er uoverensstemmelser i data, forklar hvorfor de har oppstått.
Send din orienteringsrapport til testen om objektivitet for å forsikre deg om at du har utelatt bias, slik at du ikke risikerer å ha dataene ivaretatt, og din evne til å formulere denne typen rapport blir satt i tvil.Err på forsiktighetssiden hvis hovedrapporten du tegner data ikke har direkte konklusjoner som ble nådd. Snarere, si at det ikke er noen misforståelse om deg, forfatteren, etter å ha slått ut kritisk informasjon.
Tips
-
Sørg for å skille mellom orienteringsrapporten din fra et sammendrag, et lengre dokument som kan løpe opptil 10 sider, og inkluderer en oppfordring til handling som ikke hører hjemme i en executive-kort.
