Kontanter er mer enn bare mynter og valuta i næringslivet. Det inkluderer også sjekker, kredittkorttransaksjoner og postanvisninger. Ved å bruke beste praksis teknikker for å håndtere penger, hjelper du med å redusere feil og sikre ansvar, selv om mengden penger du håndterer er lav. Ved å skape og implementere kontanthåndteringskontroller, kan du opprette en effektiv prosess for å administrere utgående betalinger og penger du mottar.
Kontantansvar
Hold oversikt over enkeltpersoner som har tilgang til et selskaps kontanter og noter hver persons ansvar for kontanthåndtering. Du bør vite hvor bedriftens kontanter er til enhver tid og kunne spore uregelmessigheter til bestemte personer. Du kan oppnå dette ved å sørge for at hver betaling har en kvittering utstedt og innspilt, og gir hver kunde kvittering og dokumenterer overføringer. En veileder bør alltid godkjenne ugyldige eller refunderte transaksjoner og verifisere kontantinnskudd.
Takseparasjon
Når en eller to har ansvaret for å håndtere kontanter, er det større risiko for svindel. Ved å skille kontantbehandlingsoppgaver mellom flere personer, kan en enkeltperson ikke ha kontroll over kontanthåndteringsprosessen. Har forskjellige personer registrerer kontantinnbetalinger til bokføringsposter, mottar penger, innskuddsmidler, avstemmer kontantinnbetalinger i bokføringsposter, betaler regninger og utdeler lønnsslipp. Når du skiller kontantbehandlingsoppgaver, er hver enkelt person ansvarlig for de andre i kontanthåndteringsprosessen.
Kontantavstemming
Når du har kontantavstemmingstiltak på plass, kan du bekrefte at ansatte registrerte kontanttransaksjonene riktig og har et system med sjekker og balanser. I det minste bør du sjekke bankoppgjøret ditt mot kontanter og innskudd på månedlig basis. I tillegg til å registrere kontantbetalinger så snart du mottar dem, teller og balanserer dine kvitteringer hver dag og sammenligner alle kvitteringer med innskuddsslipp. I tillegg til en planlagt månedlig kontantavstemming, foreta en overraskelseskontroll av bokføringsrekorden hver måned.
Sikkerhet
Når en bedrift håndterer penger, er det viktig å holde pengene og ansatte trygge. For å beskytte dine finansielle eiendeler må du alltid utføre bakgrunnskontroller på potensielle ansatte før du utvider jobbtilbud. Hold alltid kontanter låst på et trygt sted og detaljert kontanthåndteringspolitikken i arbeidstakeren. Begrens antall personer som har tilgang til kontanter til så få som mulig, og bare gi passord og kombinasjoner til godkjent personale. Hvert år, eller når en ansatt som håndterer kontanter, forlater selskapet, endrer alle kombinasjonene og passordene. Når en ansatt teller penger, bør hun gjøre det på et sted som publikum eller kundene ikke kan se. Når du tar penger fra ett sted til et annet, liker å gjøre et innskudd, eller hvis bedriften din har en stor campus, bruk vennesystemet. Alltid minimere mengden kontanter i bedriften din over natten slik at du ikke får et stort tap i tilfelle brann eller tyveri.
