De fleste forretningsfunksjoner som ikke styres av retningslinjer og prosedyrer, blir kaotiske og uorganiserte. Records retention er ikke en av de mest spennende aspektene av virksomheten, men det er en av de mest vitale. Et organisert system for dokumentoppbevaring eliminerer ubrukelige poster og beskytter virksomheten i tilfelle en revisjon. Å vite når du skal beholde det og når du skal kaste det er et viktig skritt i å utvikle en vellykket forretningsdrift.
Universal Retention Schedule
Alle selskaper skal utvikle et system for oppbevaring av dokumenter som er universelle for alle avdelinger. Det blir alle på samme side når det gjelder lagring av poster. Undersøk lovene og vedtektene for din virksomhet og driftssektor. For eksempel kan et advokatfirma ha forskjellige krav enn en liten matbutikk. Kontakt om nødvendig en advokat for å opprette dette systemet. Indeks planen basert på funksjon og avdeling. Opprett en tidsplan og tilordne klassifiseringskoder.
Records Inventory
Oppføringsregistreringen er et viktig skritt i styring av oppbevaring. Dette er en nøyaktig liste over alle poster, elektronisk og papir, i organisasjonen din. Oppføringen bør oppgi en tittel for hver plate, for eksempel "General Ledger" og plasseringen av dokumentet. I tillegg inkluderer en klassifisering for poster. Dette vil være referansepunktet for oppbevaring basert på bedriftens tidsplan. For eksempel, lage et regneark Den første kolonnen vil være en tittel, «Betalbar Aging Report». Den andre kolonneoverskriften vil være en klassifisering, «Kontoer betales.» Kolonne tre kan være en avdeling, «Regnskap». Resten av regnearket kan innebære plasseringen, "East Storage Room, Cabinet Four" og oppbevaringskoden, "Schedule A."
Dokumentvurderinger
Evalueringsprosessen innebærer en bedriftsanalyse av stedlige poster for å eliminere dokumenter som overskrider oppbevaringsperioden. Denne form for husrengjøring eliminerer oppbygging av overskytende poster. Ved å bruke oppføringslisten for register, ødelegger utgåtte dokumenter. Når du er ferdig, må du gjennomgå all lagring og oppdatere varelisten. I løpet av denne tiden, undersøk lovene for å gjenkjenne eventuelle endringer som er vedtatt siden siste gjennomgang. Planlegg vurderinger årlig, kvartalsvis eller månedlig.
