Organisasjoner som har en kontraktsadministrasjonsprosess på plass, kan spare tid og penger og dermed ha en fordel i markedet. Kjernen til en sunn kontraktshåndteringsprosess er en sentral plassering der alle kontraktsspråk er lett tilgjengelig.
Analyser kontrakten
Gjennomgå kontrakten for å sikre at den inneholder all relevant informasjon. En solid kontrakt definerer klart roller og ansvar for organisasjoner og enkeltpersoner. Det bør detaljere alle tidsrammer og tidsfrister, identifisere hvordan leveranser måles og klart legge ut betalingsordninger.
Forstå bakgrunnen
Ta deg tid til å diskutere i organisasjonen, hvilken rolle tjenesteleverandøren og forholdet som har utviklet, vil bidra til å definere vilkårene i kontrakten. Hvis det er nødvendig, må du møte tjenesteleverandøren for å identifisere eventuelle utestående problemer. Et solidt forhold til tjenesteleverandøren kan bidra til å forme en kontrakt som er gunstig for begge parter.
Etablere overvåkingsprotokoller
Kontroller at systemene er på plass for å samle inn data, overvåke tidslinjer, rapportere om ytelse og ordne bokføring. Veldefinerte prosedyrer sparer tid og penger.
Hent nødvendig dokumentasjon
Det er viktig ved inngangen til en kontrakt å identifisere alle nødvendige lisenser og dokumentasjon, bekrefte at all informasjon er gjeldende og dele denne informasjonen med tjenesteleverandøren.
Informer alle parter
Medlemmer av kontraktledelsen og andre interessenter bør først oppnevnes av sitt ansvar i kontraktsprosessen. Ansvar i løpet av kontraktens løpetid bør klart skisseres slik at alle lagmedlemmer forstår sitt ansvar.
Administrer problemer
Når kontrakten er signert, bør eventuelle uløste problemer håndteres slik at de ikke skal forårsake problemer i løpet av kontraktsperioden. Uoppløste problemer på kontraktstidspunktet skal skrives ned og løsningen og tidsrammen er avtalt. Dette er også en god tid å identifisere kontraktsposter som vil bli igjen for fremtidig utvikling. Ethvert element som krever en variant i den opprinnelige kontrakten må registreres nøye og administreres.
Vurder overgangen
En overgangsfase vil være tilstede i enkelte kontrakter. Ved slutten av denne fasen bør partene møtes for å vurdere kontraktens samlede ytelse. I noen tilfeller er overgangsperioden når sluttdetaljer av kontrakten hammer ut; i disse tilfellene er en grundig vurdering av overgangsperioden kritisk. Dette er også på tide å avgjøre kontraktsarrangementer som ressurser som trengs.
Vurder ytelsen
Resultatstyring bør være kontinuerlig gjennom hele kontrakten. Løpende vurdering av resultatdata, fortsetter hva som fungerer og korrigerer det som ikke er, vil bidra til å gjenopprette kontraktsbetingelser som fordeler alle parter.
Administrer Variasjoner
Alle kontrakter skal inneholde bestemmelser for variasjoner, som kun skal tillates i definerte tilfeller. Kontraktvariasjoner skal alltid defineres skriftlig ved en formell endring. En standard forandringsstyringsprosess bør være på plass for alle variasjoner.
