Sentral kontanthåndtering refererer til bruken av å håndtere alle finansielle transaksjoner fra ett sted, i stedet for å forlate finansielle transaksjoner i hendene på enkelte steder. For eksempel kan firmaet velge å kjøre alle finansielle transaksjoner fra hovedkontoret i Seattle, i stedet for å la satellittkontorer over hele landet for å håndtere økonomien individuelt. Mens sentral kontantstyring gir noen fordeler, for eksempel forbedret økonomisk tilsyn, skaper det også ulemper.
Programvare inkompatibilitet under utvidelser
Selv om programvareselskapene har tatt skritt for å forbedre komplikasjonene som oppstår når ulike programmer prøver å snakke med hverandre, interoperabilitetsproblemer fortsatt plager bedrifter. Dette problemet viser seg ofte spesielt problematisk under fusjoner. Hvis firmaet kjøper en annen virksomhet som driver forskjellig regnskaps- eller bokføringsprogram, betyr implementering av sentralisert kontantstyring i virksomheten ofte en fullstendig overhaling av den annen virksomhets økonomiske IT-infrastruktur. Slike overhaling krever tid, arbeidskraft og kostnader.
Økt innvirkning på programvareglitches
Forutsatt at ingenting går galt med kontantstyringssystemet, bør ansatte få sin lønn som urverk. Få datasystemer og programvarepakker forbli problemfrie i løpet av deres levetid. Programvareoppdateringer og til og med defekt firmware kan krasje programmer, spise data og frysesystemer. I tillegg kan brukerfeil ved å administrere eller manipulere kontanthåndteringsprogramvaren eller til og med dataene forsinke utbetalinger til hver ansatt og alle dine leverandører. Distribuert og papirbasert kontantadministrasjon lider også av problemer med brukerproblemer, men det begrenser problemet til en mindre gruppe eller et enkelt anlegg, i stedet for hele organisasjonen.
Justeringer for flere tidssoner
Sentral kontantadministrasjon skaper potensial for timingproblemer dersom bedriften din arbeider i flere tidssoner eller internasjonalt. Forutsatt at virksomheten din betaler alle ansatte samme dag, må systemet ta hensyn til når bankene slutter å behandle transaksjoner i alle relevante tidssoner, og imøtekomme betalingstider for ansatte som arbeider på tvers av den internasjonale datalinjen. I stedet for å sende en massebetaling, som du ville, hvis alle ansatte bodde lokalt, må bedriften håndtere flere massebetalinger over et tidsrom av timer.
Andre hensyn
Mange små bedrifter bruker som standard sentral kontantadministrasjon fordi virksomheten bare har en enkelt plassering. Hvis du bestemmer deg for å utvide, men ikke å implementere sentral kontantbehandling på det tidspunktet, kan du posisjonere virksomheten din for fremtidig endring ved å installere identisk programvare på alle dine steder. Det eliminerer interoperabilitetsproblemet før det starter, og betyr at du kan importere data som vilje fra noen av bedriftens steder. Opprettholde et distribuert kontanthåndteringssystem kompliserer arbeidet til dine finansansvarlige, siden de må samle inn og vurdere økonomisk informasjon fra alle kilder for å fastslå økonomien i bedriften din.
