Ofte når en organisasjon søker hjelp utenfor et prosjekt, utsteder det en RFP, eller en forespørsel om forslag. Entreprenører reagerer deretter på RFP, beskriver hvordan de kan hjelpe med prosjektet og hvorfor deres firma eller team er det beste alternativet for jobben. For å motta de mest komplette svarene og gjøre det riktige valget, må RFPs inneholde noen grunnleggende opplysninger.
En RFP må alltid begynne med en introduksjon og oversikt over organisasjonen som utsteder forespørselen og problemet eller prosjektet der det er behov for hjelp. Innføringen er vanligvis ikke mer enn et avsnitt eller to, og må også inkludere forfallsdato for prosjektet og det foreslåtte budsjettet. Inkludert denne informasjonen hjelper bedrifter å ta en beslutning om å svare på RFP.
Prosjektdetaljer
Den andre delen av en RFP må gi opplysninger om det spesifikke prosjektet eller programmet. Gi spesifikasjoner om prosjektets formål og struktur, samt detaljer om teamet som jobber med det, sted, plan og status. Denne informasjonen hjelper respondentene til å forstå prosjektets kontekst; De kan deretter skreddersy sitt svar på behovene til den anmodende organisasjonen.
Omfanget av tjenesten
En RFP må detaljere hvilke tjenester du leter etter fra et eksternt firma. Dette omfanget av tjenesten er trolig den viktigste delen av RFP, siden de svarende firmaene vil være godt forsiktig med å utvikle forslag som oppfyller alle dine behov. Mens du må inkludere spesifikke oppgaver som er nøkkelen til å fullføre prosjektet, må listen over tjenester som er nødvendige, være ganske generell, da hvert responderende firma vil ha sin egen tilnærming til prosjektet. Å gi de eksterne firmaene detaljert deres ideer og prosesser kan hjelpe deg med å ta en mer informert beslutning om det beste selskapet for jobben.
Budsjett
Selv om noen firmaer som utsteder RFP, nøler med å inkludere budsjettinformasjon, hvis du har et strengt budsjett, så ta det med i RFP. RFP må inneholde en seksjon som spør bedrifter om hvordan de planlegger å bruke budsjettet, samt en sammenstilling av deres fakturerings- og betalingsbehov og prosedyrer. Inkluder også informasjon om hvilken type kontrakt du gir og varigheten av kontrakten.
kvalifikasjoner
Når du velger et eksternt firma for å jobbe med din bedrift, vil du ha det beste, mest kvalifiserte firmaet du har råd til. RFP må inneholde en seksjon der de svarende firmaene kan detaljere sine kvalifikasjoner for jobben. Hvis du er på utkikk etter spesifikk erfaring, så spør respondentene å detaljere sine ferdigheter og erfaring i det området. I tillegg, be om referanser, enten for selskapet som helhet eller for de enkelte gruppemedlemmene.
Evaluering og innsendelse
RFP må inneholde en sammenfatning av evalueringskriteriene og instruksene for innlevering av forslaget. Vær klar og spesifikk, angi dato og klokkeslett for fristen, samt en bestemt adresse der du vil motta forslag. Hvis det er omstendigheter som vil føre til umiddelbar diskvalifisering, så ta med dem også.
