En forespørsel om forslag (RFP) er den tidligste fasen i en anskaffelsesprosess, eller prosessen med å skaffe nødvendige varer eller tjenester. Forespørselen om forslag inviterer potensielle leverandører til å sende inn et forslag til varen eller tjenesten din bedrift trenger. Denne anmodningen om forslag gjør at oppkjøpet av nødvendige varer eller tjenester systematisk og konkurransedyktig, og gjør at bedriften din kan velge det beste alternativet blant kreative løsninger fra flere leverandører.
Beskrivelse
En forespørsel om forslag er ikke bare en forespørsel om prisoverslag, men snarere en forespørsel om en detaljert rapport som inneholder grunnleggende selskapsinformasjon og historie, finansielle data, tekniske evner, produktinformasjon og verifiserbare kundehenvisninger. Forespørselen om forslag inneholder generelt detaljerte beskrivelser av varen, prosjektet eller tjenesten som er forespurt for å få nøyaktige svar fra leverandører. Vanligvis er forespørselen om forslag ikke åpen for publikum, men sendes i stedet til en tidligere godkjent liste over potensielle leverandører.
Funksjon
En søknad om forslag tjener til å skaffe nødvendige fakta og tall for å sikre sunne forretningsbeslutninger for komplekse prosjekter. Gjennom RFP-prosessen må selskapene konkurrere om å gi det beste forslaget til den aktuelle varen eller tjenesten for å vinne kjøperens virksomhet. Dette gjør det mulig for kjøperen å undersøke flere alternativer for den beste kombinasjonen av kvalitet, vilkår og service til best mulig pris. Forespørselen om forslag er også brukt til å oppfordre leverandører til å komme med kreative løsninger på forretningsproblemene som presenteres i RFP. Fordi forespørselen om forslagsprosess kan være lang og trukket ut, bør den kun brukes når det er nødvendig for kompliserte prosjekter.
fordeler
En forespørsel om forslag gjør at interessen for innkjøp er kjent for ulike leverandører, og oppfordrer tilbyderne til å tilby sitt beste produkt eller tjeneste til beste pris. Fra begynnelsen er potensielle leverandører klar over at utvelgelsesprosessen er svært konkurransedyktig. RFP-prosessen krever at kjøperen oppgir hva den planlegger å kjøpe, og leverandørene skal svare på forespørselen. Gjennom en strukturert evaluerings- og utvalgsprosedyre kan bedrifter og organisasjoner vise sin objektivitet i utvelgelsesprosessen.
ulempene
RFP-prosessen har også sine ulemper. Fordi forespørsler om forslag krever mye innsats på både kjøper og leverandør, kan de være svært tidkrevende. Tid og krefter som kreves for å forberede dokumenter og planlegge møter kan føre til forsinkelser. På grunn av hvor lang tid og vanskeligheter det er å svare på en søknad om forslag, kan enkelte selskaper bestemme seg for ikke å delta. Å definere nøyaktig hva selskapet ønsker å kjøpe kan være vanskelig, og uklare krav fører ofte til utilfredsstillende forslag fra potensielle leverandører. Videre kan forslag være lange og vanskelige for kjøpeselskapet å evaluere dem effektivt.
Nøkkelelementer
God skriftlig forespørsel om forslag bør omfatte flere hovedelementer. Bortsett fra grunnleggende elementer, som en oppsummering av virksomheten som skal gjennomføres, en beskrivelse av varene eller tjenestene som er forespurt og detaljerte forretningsbehov, bør søknadsforespørsler også inkludere informasjon for leverandører om hvordan man skal svare. Informasjon for leverandører bør inkluderes om hvordan man nærmer seg kjøperen, evalueringsprosedyren som skal brukes, ønsket forslag format, deadline, utvalgskriterier som skal brukes, kontaktinformasjon og planlagt tidslinje for prosjektet.
