Mange selskaper tar inn eksterne leverandører når de har store prosjekter. Det er mange årsaker til outsourcing av arbeidet, inkludert mangel på medarbeidere, mangel på ressurser og mangel på ekspertise for prosjektet. Når du velger en perspektivleverandør, sender en bedrift ofte en forespørsel om informasjon eller forespørsel om forslag. Før du bestemmer hvilken type verktøy som er best for din organisasjon, vurder forskjellene mellom de to.
Spør etter informasjon
Forespørsler om informasjon, eller RFI, planlegger dokumenter. De er uformelle dokumenter og krever vanligvis ikke engasjement fra en av partene. RFI er utformet for å samle inn informasjon om den potensielle leverandørens selskap, evner, ferdigheter og erfaring. Prosjektdetaljer og budsjett er vanligvis ikke inkludert i denne typen dokument. Den eneste gangen denne typen informasjon er inkludert, er hvis selskapet er på utkikk etter en kortvarig leverandør for et lite prosjekt.
Forespørsel om forslag
Forespørsler om forslag, eller RFP, er komplekse dokumenter som selskaper skaper for å tiltrekke bud og forslag fra eksterne leverandører. En RFP inkluderer typisk prosjektets budsjett, tidslinje og kriterier, samt selskapets mål og mål. Det fokuserer på spesifikasjonene og omfanget av prosjektet, og det arbeider for å søke detaljert respons fra potensielle leverandører. Leverandørrespons inneholder vanligvis informasjon om leverandørfirmaet, foreslått pris og spesifikke detaljer om hvordan leverandøren skal utføre og administrere prosjektet.
prosesser
RFI brukes vanligvis alene for lavbudsjettprosjekter, og som utgangspunkt for høybudsjettprosjekter. Det tar vanligvis flere uker å sende ut og motta svar på denne typen dokument, og er vanligvis mindre enn 10 sider. RFP brukes til høybudsjettprosjekter, og er ofte opprettet på slutten av prosjektets innsamlingsfase. Det tar vanligvis flere måneder å sende og motta leverandørresponser med denne typen dokument, og det er vanligvis minst 20 sider eller mer.
Fordeler
Bruke en RFI er fordelaktig for små, lavt effektive prosjekter. Dette dokumentet krever ikke mye tid eller krefter fra potensielle leverandører, da de ikke trenger å sende tilbake lange beskrivelser av prosjektdetaljer. Bedrifter bruker derfor denne typen dokument for å lære mer om omfanget av et stort prosjekt før begynnelsen av forslagsprosessen. Fordelen med en RFP er at den forbereder selskapet til å gå videre med en leverandør og starte kontraktfasen.
ulemper
Ulempen til en RFI er at leverandørene kanskje ikke er interessert i å sende informasjon fordi de ikke ser den underforståtte forpliktelsen fra selskapet. Ulempene med RFP er de tidkrevende forberedelsene som trengs for å sende den og motta den. Hvis et selskap er usikkert om prosjektets overordnede omfang og spesifikasjoner, kan det være svært vanskelig å skrive RFP, eller det kan føre til uforutsigbare leverandørforslag.
