Et forretningsbrev angir tonen for fremtidige interaksjoner. Når en potensiell klient mottar et forretningsbrev, danner han umiddelbart et inntrykk av forfatteren og hans organisasjon. Hvis brevet er for tilfeldig, kan forfatteren virke uopprettelig eller uprofesjonell. Skrift som er for formell kan skremme eller alienere leseren. Et godt organisert og godt skrevet brev vil skape et positivt førsteinntrykk.
Godt organisert
Hvert forretningsbrev adresserer et bestemt formål eller en oppgave. Det kan være en forespørsel om informasjon, svar på en forespørsel eller innlevering av et forslag. Første ledd angir formålet med brevet. Det svarer journalistens spørsmål: hvem, hva, når, hvor og hvorfor. De øvrige avsnittene støtter denne hensikten med forskjellige punkter - kvalifikasjoner, attributter, funksjoner. Det siste avsnittet omarbeider denne hensikten og beskriver tydelig forfatterens forventninger. Forfatteren bruker passende overgangssetninger for å sikre at alle deler av brevet flyter jevnt sammen.
Klar og Kortfattet
Et godt forretningsbrev gir all relevant informasjon på en klar og konsis måte. Forfatteren bruker en passende tone og språk. Han holder ordforrådet enkelt og unngår å bruke teknisk eller abstrakt språk for å imponere leseren. Han varierer lengden på setninger, styrer bort fra lange, rambling setninger med overdreven detaljer. Han begrenser imidlertid ikke seg til korte, hakkete setninger. Når det er mulig bruker han den aktive stemmen i stedet for den passive stemmen.
Godt strukturert
Hvert forretningsbrev følger selskapets format og skriftlige krav.I et blokkformat er hele brevet igjen begrunnet og enkeltavstand, bortsett fra et dobbeltrom mellom avsnittene. Modifisert blokkformat følger blokkstilen, men stiller dato og lukking i midten. De fleste forretningsbrev inkluderer datoen, innvendig adresse, hilsen, emnelinje, gratis lukking, signatur og vedlegg. Hvis brevet er kortere eller lengre enn gjennomsnittet, foretar forfatteren de nødvendige justeringer til vertikal avstand.
Feil gratis
Før du sender ut et brev, leser forfatteren det første utkastet høyt. Dette er en utmerket måte å sjekke etter språk som høres ubehagelig eller unaturlig. Han bruker en ordbok og skriver stilbok for å sjekke all stavemåte, grammatikk og tegnsetting. Alternativt kan han bruke stave- og grammatikkkontrollfunksjonen i tekstbehandlingsprogrammet. Han kontrollerer navn, mottakerens tittel og adresse.
