Prosjektporteføljeforvaltning er en prosess hvor organisasjoner og bedrifter kan arrangere, se og analysere deres nåværende prosjekter. Det brukes ofte til å prioritere de ulike prosjektene; de er vanligvis sortert i ulike kategorier som økonomi, vekst og fordel. Prosjektporteføljer gir til slutt styret eller en administrerende direktør en bredere oppfatning og en dypere forståelse av selskapets nåværende foretak.
Samle en oversikt over bedriftens nåværende prosjekter. Inkluder hvert foretak som bedriften har for øyeblikket, uansett hvor liten. Gi nok beskrivende informasjon til hvert prosjekt slik at de kan sammenlignes og administreres. For eksempel, detaljert prosjektets forventede økonomiske kostnader, mål, fordeler, estimert varighet og hvordan prosjektet støtter selskapets overordnede strategi.
Et boligselskap kan for eksempel sette sammen en inventar som inneholder et initiativ mot sosial oppførsel, et eiendomsgenerasjonsprosjekt og en nybygg. Selskapet kan også skrive at eiendomsgjenopprettingsprosjektet koster 1 million dollar, vil anslå 3 år for å fullføre og vil huse 800 nye familier.
Last opp denne informasjonen elektronisk; Dette vil sikre at dataene kan sammenlignes raskere og mer effektivt enn av et menneskelig team. Elektroniske data kan også overføres via e-post og leveres umiddelbart til selskapets styremedlemmer.
Ordne et møte for selskapets administrerende direktører og avdelingsledere (porteføljeadministrasjonsteam, eller PMT). Disse personene vil ha størst kunnskap om virksomheten og kan ta informerte beslutninger i selskapets beste. Be dem før møtet for å se over dataene og ta opp informasjonen til diskusjon.
Sørg for at porteføljeselskapet godtar kriteriene for prioritering av et prosjekt. Spørsmål som økonomi og nytte blir ofte brukt til å bestemme prioritet, men andre problemer som potensial kan vurderes.
Ring møtet og prioritere dagens prosjekter som er foretatt av selskapet. Prioritet bør gis til prosjekter basert på deres økonomiske, vekst- og ytelsespotensialer. De høyest prioriterte prosjektene krever konstant oppmerksomhet, mens andre prioriterte prosjekter kan holdes eller slippes helt fra selskapets agenda.
Reevaluere selskapets prosjektledelse ved å ringe PMT sammen regelmessig. Ordne kvartalsvis, månedlig eller til og med ukentlig konsultasjon og diskutere om enkelte prosjekter trenger mer støtte (dermed øker prioriteten) eller kan bli droppet lenger ned i listen.
