Etablere innkjøp
Prosjektporteføljeprosessen er en metode som kan maksimere utgangspotensialet til alle prosjekter som organisasjonen din foretar på en gitt tid, med forbehold om begrensede ressursbegrensninger. Før du begynner prosjektledelse, må du etablere et miljø for forståelse og samarbeid mellom viktige beslutningstakere i organisasjonen. Prosjektporteføljeprosessen kan inkludere avslutende nåværende prosjekter som kan være vellykkede og rettidige til fordel for prosjekter som har større økonomisk eller strategisk innvirkning på operasjonen. Det er viktig at ledere forstår dette konseptet for å unngå følelsesproblemer når dette skjer. Fremme en holdbasert holdning til prosjektvalg i stedet for å identifisere små grupper medarbeidere med spesifikke prosjekter. Dette vil unngå følelser av avvisning som oppstår i prosjektgrupper som er tildelt eller splittet mellom nye prosjekter.
Prioriter
Under prosjektporteføljeledelsesprosessen vil du tildele ressurser, inkludert tid, penger, arbeidsproduktivitet og teknologi til de prosjektene som bidrar mest til bedriftens lønnsomhet. Før du vurderer noen spesifikke prosjekter, utvikle en liste over prioriteringer for å dømme hver enkelt. Kontinuerlig overvåke prioriteringslisten og tilpasse den til endrede strategiske mål og utviklende forretningsklimat. Elementer for å prioritere prosjektene dine kan omfatte kostnader, bidrag til inntekter, markedsvirkning, tidsrammer og oppnåelse av bestemte mål.
Bestem kapasitet og etterspørsel
Alle organisasjoner står overfor problemet med å bruke begrensede ressurser på den mest effektive måten. Samle informasjon om ressurskapasiteten og ressursbehovene til hvert prosjekt før du bruker prioriteringslisten for å finne ut hvilke prosjekter som skal gjennomføres. Den totale ressursbehovet for alle valgte prosjekter kan ikke overstige bedriftens ressurskapasitet. Hvis firmaet ditt for eksempel har ti datamaskiner og 20 ansatte tilgjengelig for prosjektarbeid, kan du ikke velge en portefølje av prosjekter som krever tjuefire ansatte og elleve datamaskiner. Budsjettbegrensninger er også en stor faktor når man bestemmer den optimale prosjektblandingen.
Optimaliser prosjektporteføljen
Bevæpnet med listen over prioriteringer og informasjon relatert til ressurskapasitet og ressursbehovene til individuelle prosjekter, er du nå klar til å velge et sett med prosjekter som skal gjennomføres som maksimerer strategisk relevans for bedriften din. Husk at prosjekter som ikke er opprinnelig valgt, ikke nødvendigvis elimineres. mindre prioriterte prosjekter kan gjennomføres når ressurser frigjøres ved gjennomføring av høyere prioriterte prosjekter.
Det finnes flere programvarepakker for å hjelpe deg i prosjektporteføljeprosessen, men for enklere prosjektporteføljer kan det brukes en beslutningstreet for å legge ut alle muligheter knyttet til kombinasjonen av valgte prosjekter. Følg lenken på slutten av denne artikkelen for et eksempel på et prosjekt beslutningstreet.
Først lister hvert prosjekt, sammen med total kostnad og krav til ansatte, teknologi og andre ressurser. Deretter utpeker prosjektene som gir høyest resultater i henhold til prosjektprioriteringer, og velg deretter en portefølje av prosjekter som skal gjennomgå. Husk at de totale ressursbehovene til alle valgte prosjekter må være mindre enn din totale ressurskapasitet. Etter hvert som nye potensielle prosjekter blir introdusert i organisasjonen, og ettersom nåværende prosjekter er fullført, bør du se gjennom prosjektporteføljeprosessen for å bestemme hvilke nye prosjekter som fortjener de nylig tilgjengelige ressursene, basert på din oppdaterte prioritetsliste og ressurskapasitet.
