Prosjektledelse er en disiplin som involverer planlegging, organisering og overvåking av et prosjekt innenfor tidsbegrensninger, budsjett og ressurser som er tildelt for det. Prosjekter begynner med å definere et mål basert på et demonstrert behov, og konkludere med å demonstrere at behovet har blitt oppfylt effektivt av prosjektet og målet oppnådd. For å gjøre dette styres prosjektet gjennom definisjon, planlegging, gjennomføring og leveringstrinn.
Definisjon
Definisjonsfasen er først og kalles iblant initieringsfasen. I denne fasen blir prosjektleder ansatt eller utnevnt, og velger deretter et lag. I denne fasen er behovet for å bli møtt av prosjektet omhyggelig definert. Personer som påvirkes av problemet blir konsultert, behov diskuteres og løsninger diskuteres. Den tidlige dokumentasjonen av prosjektet genereres også i denne fasen. Dette innebærer vanligvis en forretningsmessig tilfelle rettferdiggjørelse for prosessen, en oversikt over prosjektet og definering av milepæler. Milepæler er poeng hvor prosjektet måles for å sikre at det er på rette spor.
Planlegger
I planleggingsfasen defineres de enkelte trinnene i prosjektet fra begynnelse til slutt. Nøkkelmål som spesifikke mål, forretningsfordeler og prosjektmål er definert; Prosjektets styring eller ledelsesstruktur er også definert. Ledelsesstrukturen i dette tilfellet innebærer å definere hvem som er ansvarlig for hva og hvem rapporterer til hvem. Det er viktig å definere prosjekttrinn, leveranser og ledelsesstruktur fra begynnelsen, slik at ansvarlighet og målbarhet kan opprettholdes gjennom hele prosessen, og konflikter kan løses raskt.
Henrettelse
Utførelsesfasen av prosjektet er typisk den lengste fasen av prosjektledelsen. Som navnet antyder, er det i denne fasen at det faktiske arbeidet med prosjektet utføres. Mens arbeidet pågår, overvåker prosjektledere fremgang, testing av ferdig arbeid og prototyper, og eventuelle problemer som oppstår er løst. Når gjennomføringsfasen beveger seg mot ferdigstillelse, blir grupper som påvirkes av prosjektet informert om og involvert i prosjektet for å sikre at målene blir oppfylt, besvare eventuelle spørsmål som oppstår og fremskaffe nødvendig dokumentasjon, for eksempel håndbøker.
Evaluering og lukning
Den siste fasen av prosjektledelsens livssyklus kalles evaluerings- eller sluttfasen. Det er i denne fasen at det ferdige prosjektet presenteres og analyseres for å avgjøre hvorvidt det var en suksess. Dette er også læringsfasen. Debriefing finner sted om det samlede prosjektet til fordel for fremtidige prosjekter. Eventuelle problemer som oppstod diskuteres sammen med erfaringer og mulige måter at ting kan gjøres bedre neste gang. En sluttrapport og prosjektnedleggelse sendes vanligvis til ledelsen på dette tidspunktet.
